2019企業(yè)文化論文：企業(yè)檔案管理工作探析

　　摘 要：企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的一項重要基礎(chǔ)工作，是企業(yè)行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等必不可少的組成部分，搞好檔案工作對企業(yè)的發(fā)展有很重要的作用，本文就企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的幾個主要問題談進(jìn)行分析。

　　關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;人事檔案管理;解決問題

　　1.檔案管理對企業(yè)的重要作用

　　企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的，企業(yè)活動是指企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、行政、科研、基建、設(shè)備管理等各職能部門，綜合運(yùn)用資源條件、勞動力、資本、科學(xué)技術(shù)、流通手段、企業(yè)信譽(yù)等經(jīng)濟(jì)要素，制造產(chǎn)品獲取利潤和創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，實現(xiàn)企業(yè)基本目標(biāo)的活動。企業(yè)檔案管理作為一種高層次的管理，其重要性日益為越來越多的企業(yè)所認(rèn)知。有遠(yuǎn)見卓識的企業(yè)無不把企業(yè)檔案管理當(dāng)作攸關(guān)企業(yè)發(fā)展前途的重要工作來抓。企業(yè)檔案管理對于企業(yè)文化建設(shè)的重要性表現(xiàn)在對企業(yè)文化的歸納、梳理。

　　2.企業(yè)檔案管理工作存在的問題

　　2.1主體錯位。檔案的主體明確性，是一個企業(yè)檔案工作的關(guān)鍵。

　　當(dāng)前很少有企業(yè)注意到企業(yè)檔案主體觀念是存在偏差的，這就影響了企業(yè)檔案工作發(fā)揮其全部的作用。主要表現(xiàn)在不少企業(yè)幾乎把人事檔案管理當(dāng)成了企業(yè)檔案管理的全部內(nèi)容。

　　2.2人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與企業(yè)的發(fā)展需要不相適應(yīng)。在市場經(jīng)濟(jì)日新月異的今天檔案人員不僅需要掌握企業(yè)檔案管理理論知識，同時還必須懂得具有本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)的一些工程技術(shù)方面的知識，只有掌握了適應(yīng)本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)的知識面，才能應(yīng)對自如對待當(dāng)前多方位的工作。

　　2.3檔案工作與企業(yè)變革的不同步。檔案重視意識淡薄。在基層企業(yè)，檔案管理人員均由辦公室勤雜人員兼任，且變動頻繁，專業(yè)化程度不高，存在不懂不問、不會不學(xué)的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案整理、管理混亂。

　　檔案管理隊伍削弱。受傳統(tǒng)觀念的影響，對檔案管理的認(rèn)識不足、重視程度不夠、專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職,造成了檔案工作兼而不顧。

　　檔案管理規(guī)范缺乏。由于對人事檔案重視意識的不重視，就存在著檔案內(nèi)容不完整，信息材料不全面的現(xiàn)象，出現(xiàn)了有的檔案員只會立卷歸檔的基本知識，對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限混淆不清。以至于員工與檔案難以“對號入座”,嚴(yán)重影響企業(yè)人事部門管理工作的開展。

　　檔案利用價值不高。在目前的人事檔案中，大多是以姓名、性別、年齡、民族、參加工作時間、入黨入團(tuán)時間、文化程度、工作經(jīng)歷等簡單材料形成的檔案，而對反映本人業(yè)績、動態(tài)的材料收集歸檔不全，致使檔案內(nèi)容不完整，不能客觀地反映一個人的全貌。尤其是一些員工的職務(wù)升降、工資待遇變動性很大，但其檔案材料還是原來的，更不用說有最新反映專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績、能力、職稱評聘等方面的材料了。

　　3.決解問題的辦法

　　3.1穩(wěn)定人員，提高素質(zhì)。針對檔案工作性質(zhì)、企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)和管理人員素質(zhì)差的情況：企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要要考慮到保持檔案管理員隊伍穩(wěn)定的重要性，檔案管理員的崗位上來盡量少調(diào)整檔案管理員，確保該隊伍的專業(yè)性。并選送檔案人員參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，培養(yǎng)適應(yīng)新時期檔案工作發(fā)展要求的人才。要形成基層企業(yè)與上層辦公室在檔案管理工作中相互協(xié)作、和諧發(fā)展的格局，定期或不定期地深入企業(yè)檢查指導(dǎo)檔案工作，發(fā)現(xiàn)問題，要及時通報，督促整改，力促規(guī)范.

　　3.2規(guī)范管理健全管理制度。規(guī)范歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴(yán)格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集;要創(chuàng)新收集手段，運(yùn)用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門尋求等形式;要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規(guī)律，適時收集;要豐富收集范圍，既要收集紙質(zhì)載體，又要收集磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價值的實物。

　　規(guī)范檔案整理工作。要嚴(yán)格按照各類檔案管理要求進(jìn)行整理，做到組卷合理、案卷(件)內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡明、保管期限準(zhǔn)確、案卷(件)封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷(件)裝訂結(jié)實美觀。

　　規(guī)范檔案管理工作。要實行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用;要嚴(yán)格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作，對逾期不還、丟失、破損或發(fā)生失竊、泄密事件的，必須依法嚴(yán)肅查處。

　　3.3積極搞好開發(fā)利用，為企業(yè)各項工作服務(wù)。如何利用好企業(yè)檔案，開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，是企業(yè)檔案管理的目的;是擺在企業(yè)檔案管理人員面前的一項艱巨任務(wù)。

　　計算機(jī)管理檔案提高檔案的利用率

　　建立檔案館(室)網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館(室)內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企業(yè)單位網(wǎng)站，檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。