秘書實務(wù)案例分析

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秘書實務(wù)案例分析

　　銷售部送來的文件

　　琳達(dá)是格林路橋設(shè)備(上海)公司財務(wù)部經(jīng)理的秘書。這天上午十點左右上司正在與部下奧尼爾商量工作，銷售部的秘書艾麗拿著一份文件過來了。她說她的上司想請琳達(dá)的上司大致看一下這份文件，如果沒什么大問題，她就馬上把文件帶回去。上司商量工作估計還要10來分鐘。面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦?下面有5個選項：

　　a、因為上司正在商量工作，對方又比較急，所以，寫個紙條遞達(dá)給上司，問他如何處理。

　　b、因為上司商量工作只有10來分鐘就結(jié)束了，所以問艾麗能否稍等一會。

　　c、因為上司現(xiàn)正在商量工作，所以讓艾麗給自己的上司打電話，請示這事怎么處理。

　　d、如果可以的話，先把文件放在自己這里，待上司看過之后，就馬上告訴艾麗。

　　e、因為商量工作還有10來分鐘結(jié)束，所以請艾麗先回自己辦公室去，上司商量工作一結(jié)束就馬上通知她。

　　請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為不合適的，并說明理由。

　　答案c

　　羅絲拿文件過來是想讓琳達(dá)的上司看完后當(dāng)場拿回去的，而琳達(dá)的上司正在商量其它工作，所以，琳達(dá)應(yīng)積極提建議解決問題而不是簡單地讓羅絲去請示她的上司怎么辦。

　　上司打高爾夫球

　　琳達(dá)是紅橋投資(中國)公司的總經(jīng)理的秘書。今天是星期五。十點來鐘，琳達(dá)在去上司辦公室送郵件時，正聽見總經(jīng)理在與朋友打電話：“前一向太忙了，好久沒打高爾夫球了。你明天有空嗎?好，那就這么說定了，明天下午一起去打高爾夫球，放松放松。”一點鐘左右，高爾夫球俱樂部的客服人員給作為俱樂部VIP會員的總經(jīng)理來電話;中午總經(jīng)理外出應(yīng)酬還沒回來，琳達(dá)接的電話。對方問總經(jīng)理明天去不去打高爾夫球，如果去就給他預(yù)留位置。面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦?下面有5個選項：

　　a、也許可以去，你們先留個位置吧!

　　b、明天肯定去!

　　c、我不太清楚。

　　d、我需要請示一下再答復(fù)你!

　　e、我們總經(jīng)理太忙，說不準(zhǔn)!

　　請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。

　　答案是d。

　　總經(jīng)理是打算明天去打高爾夫球，但他并沒有直接給琳達(dá)下達(dá)訂位的指令，所以，回答對方要請示上司后再作答復(fù)，既沒有自作主張，又體現(xiàn)了積極主動的精神。

　　上司的日程“撞車”

　　琳達(dá)是瓊斯環(huán)境(上海)公司市場總監(jiān)的秘書。中午十二點過，上司對琳達(dá)說：“我中午跟朋友約了一起吃飯，所以下午上班可能要稍為晚一點回來。”下午l點鐘，蘇州昆山天昌公司的劉總來找上司，他說是和上司約好的。看來這事是上司忘記給琳達(dá)說了，琳達(dá)只知道上司從1點半開始要聽取市場部李偉的工作匯報。現(xiàn)在面對這種情況，琳達(dá)應(yīng)該怎么辦?下面有5個選項：

　　a、對劉總說，請稍等，既然你與上司約好了，那就在上司回來之后，聽取市場部李偉工作匯報之前與你先談。

　　b、對劉總說，請稍等，既然你與上司約好了，那就在上司回來之后立即與你面談。然后給李偉打電話，說匯報的時間可能要推遲。

　　c、 告訴劉總，說上司回來的時間比較晚了，而他與上司商量的問題又比較花時間，所以先回去再約時間。對李偉說原定的時間不變。

　　d、因為上司回來之后馬上就要聽取李偉的工作匯報，所以，琳達(dá)向劉總承認(rèn)她也不知道上司回來后會怎么處理這件事。

　　e、琳達(dá)對劉總說，上司可能要晚一些回來，請他稍為等一會，上司回來之后怎么處理到時候再說。她對李偉說匯報的事也要等上司回來后再說。

　　請從上面5個選項中挑選出1個你認(rèn)為合適的，并說明理由。

　　答案b

　　因為琳達(dá)不知道上司與劉總有預(yù)約的事，不知道上司是怎樣考慮這件事的，所以不應(yīng)該對劉總說上司下午的其他安排。李偉是公司內(nèi)部的人，所以請他把時間推遲是比較穩(wěn)妥的。