會(huì)議邀請(qǐng)函如何寫
(一)什么是會(huì)議邀請(qǐng)函
首先大家要知道會(huì)議邀請(qǐng)函是一種專門用來(lái)邀請(qǐng)?zhí)囟ǖ膯挝换蛉藚⒓幽硞�(gè)會(huì)議，這個(gè)邀請(qǐng)函具有禮儀與告知雙重的作用的會(huì)議文書(shū)。
當(dāng)邀請(qǐng)函用于會(huì)議活動(dòng)時(shí)，與會(huì)議通知的不同的地方在于：邀請(qǐng)函主要用于橫向性的會(huì)議活動(dòng)，發(fā)送對(duì)象是不受本機(jī)關(guān)職權(quán)所制約的單位和個(gè)人，也不屬于本組織的成員，一般不具有法定的與會(huì)權(quán)利或義務(wù)，是否參加會(huì)議由對(duì)象自行決定。舉行學(xué)術(shù)研討會(huì)、咨詢論證會(huì)、技術(shù)鑒定會(huì)、貿(mào)易洽談會(huì)、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)產(chǎn)等，以發(fā)邀請(qǐng)函為宜。而會(huì)議通知?jiǎng)t用于具有縱向關(guān)系(即主辦方與參會(huì)者存在隸屬關(guān)系或工作上的管理關(guān)系)性質(zhì)的會(huì)議，或者與會(huì)者本身具有參會(huì)的法定權(quán)利和義務(wù)的會(huì)議，如人民代表大會(huì)、董事會(huì)議等。對(duì)于這些會(huì)議的對(duì)象來(lái)說(shuō)，參加會(huì)議是一種責(zé)任，因此只能發(fā)會(huì)議通知，不能用邀請(qǐng)函。學(xué)術(shù)性團(tuán)體舉行年會(huì)或?qū)ｎ}研討會(huì)時(shí)，要區(qū)別成員與非成員。對(duì)于團(tuán)體成員應(yīng)當(dāng)發(fā)會(huì)議通知，而邀請(qǐng)非團(tuán)體成員參加則應(yīng)當(dāng)用邀請(qǐng)函。
(二)會(huì)議邀請(qǐng)函的基本內(nèi)容
會(huì)議邀請(qǐng)函的基本內(nèi)容與會(huì)議通知一致，包括會(huì)議的背景、目的和名稱;主辦單位和組織機(jī)構(gòu);會(huì)議內(nèi)容和形式;參加對(duì)象;會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)方式以及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。
(三)會(huì)議邀請(qǐng)函的結(jié)構(gòu)與寫法
1.標(biāo)題。由會(huì)議名稱和“邀請(qǐng)函(書(shū))”組成，一般可不寫主辦機(jī)關(guān)名稱和“關(guān)于舉辦”的字樣，如：《亞太城市信息化高級(jí)論壇邀請(qǐng)函》。“邀請(qǐng)函”三字是完整的文種名稱，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開(kāi)寫成“關(guān)于邀請(qǐng)出席會(huì)議的函”
2.稱呼。邀請(qǐng)函的發(fā)送對(duì)象有三類情況：
(1)發(fā)送到單位的邀請(qǐng)函，應(yīng)當(dāng)寫單位名稱。由于邀請(qǐng)函是一種禮儀性文書(shū)，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱(統(tǒng)稱)，以示禮貌和尊重。
(2)邀請(qǐng)函直接發(fā)給個(gè)人的，應(yīng)當(dāng)寫個(gè)人姓名，前冠“尊敬的”敬語(yǔ)詞，后綴“先生”、“女士”、“同志”等。
()網(wǎng)上或報(bào)刊上公開(kāi)發(fā)布的邀請(qǐng)函，由于對(duì)象不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統(tǒng)稱。
.正文。正文應(yīng)逐項(xiàng)載明具體內(nèi)容。開(kāi)頭部分寫明舉辦會(huì)議的背景和目的，用“特邀請(qǐng)您出席(列席)”照應(yīng)稱呼，再用過(guò)渡句轉(zhuǎn)入下文;主體部分可采用序號(hào)加小標(biāo)題的形式寫明具體事項(xiàng);最后寫明聯(lián)系聯(lián)絡(luò)信息和聯(lián)絡(luò)方式。結(jié)尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。
4.落款。因邀請(qǐng)函的標(biāo)題一般不標(biāo)注主辦單位名稱，因此落款處應(yīng)當(dāng)署主辦單位名稱并蓋章。
5.成文時(shí)間。寫明具體的年、月、日。
會(huì)議邀請(qǐng)函范文
_____公司_____經(jīng)理
非常感謝您長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)支持和信任!我公司定于x年x月x日至x年x月x日于國(guó)際博覽中心參加20xx年第十一屆河北社會(huì)公共安全產(chǎn)品博覽會(huì)。希望通過(guò)這次機(jī)會(huì)和貴公司共同探討和交流，以便我們更加深入的合作。共同開(kāi)拓和占領(lǐng)市場(chǎng)。誠(chéng)邀您參加。我們不勝榮幸!
展會(huì)期間活動(dòng)安排：
xx月8日上午到展覽會(huì)參觀新產(chǎn)品下午5:xx0參加公司歡迎晚宴。
xx月9日上午到公司參觀、指導(dǎo)，下午各地經(jīng)銷商交流、洽談。
您還希望這次展會(huì)期間增加什么內(nèi)容：____________________________
關(guān)于費(fèi)用的說(shuō)明：
安保科技負(fù)責(zé)住宿和用餐的費(fèi)用，需要您承擔(dān)來(lái)回乘車費(fèi)用。謝謝!
如果您希望留下來(lái)繼續(xù)和我們溝通，請(qǐng)預(yù)定更晚的回程車票。
請(qǐng)預(yù)定能夠在xx月8日上午11點(diǎn)之前到達(dá)石家莊的車票。如果需要我們到站接您，請(qǐng)?zhí)崆皩⒛竭_(dá)時(shí)間通知負(fù)責(zé)接待經(jīng)理。謝謝!
備注：
公司地址：_______________________________
展會(huì)地址：_______________________________
展位號(hào)：_______________________________
電話：_______________________________
貴公司準(zhǔn)備出席的人選：
姓名 職位 性別 手機(jī)
我公司需要您的及時(shí)確認(rèn)及回復(fù)，以便我們安排展會(huì)期間進(jìn)程，請(qǐng)?jiān)趚x個(gè)工作日內(nèi)確定后并加蓋貴公司公章后及時(shí)回傳至____________________收 。再次感謝!在傳真回復(fù)時(shí)請(qǐng)?zhí)峁┠氖謾C(jī)聯(lián)系方式，以便我們方便聯(lián)系您!謝謝!
x公司
x年xx月xx日