秘書的資質(zhì)，可決定秘書工作的品質(zhì)。一位主管，當(dāng)然需要一位開朗、負責(zé)、可靠的秘書。雖然資質(zhì)意為“天生之才能”；但秘書的資質(zhì)則要求對天生之才能再加以訓(xùn)練。換句話說，秘書的資質(zhì)，并非可速成造就或者完全靠天生的，而是需要長時期的訓(xùn)練與培養(yǎng)的。秘書需要不斷地反省自己，找出缺點，并予以更正，以臻完美。
秘書的資質(zhì)可分下列十項，左邊代表對事，右邊代表對人。
秘書十大特質(zhì)：
a對事 b對人
準確性 考慮周到
好判斷力 圓滑性
工作效率 謹慎性
機智性 責(zé)任感
主動性 客觀性
1）對事方面：
在研究這些資質(zhì)特點之前，應(yīng)知道這些資質(zhì)特點皆需費時，非一蹴可幾。新進秘書往往渴望自己的能力強、速度快，因而未花時間去注意準確性、認知事務(wù)輕重、內(nèi)涵性及變通性。秘書對時間及速度的重視是可理解的，但如果不具備以下五項的資質(zhì)，經(jīng)常工作會終歸于無效率或產(chǎn)生尷尬的局面，增加主管之困擾。
對事方面的資質(zhì)有五項：準確性；好判斷力；工作效率；機智性；主動性。現(xiàn)分別說明如下：
準確性
準確性在此五項中，排行最前，可見其重要性。秘書每天的工作，都可能會有錯。每打一定，每寫一字，都有可能錯。然而，有效率的秘書每天都做準確的工作。沒有準確性，秘書的工作毫無意義。事實上，不準確的工作比不做還糟，因它所帶來的麻煩，可能要花更多的時間去清理。
但要如何才能算是準確性呢？即是每件細節(jié)都很精確。這是需要時間、耐心與專心的。如果遵循下列四步驟，就能做出準確的工作：
—小心完成每件工作。
—小心核對每個細節(jié)
—小心改正所有錯誤
—小心檢查修正過的細節(jié)
在制作文件，如果需要列出價格時，秘書要小心地打字，小心地檢查價格是否正確，小心修正任何錯誤，然后在小心地核對修正過的價格。你會懷疑，如果沒發(fā)現(xiàn)任何錯誤，而一再檢查，是否很費時。不，絕不。如果檢查十次，還未發(fā)現(xiàn)任何錯誤，但在第十一次才發(fā)現(xiàn)錯誤，所花的時間還是值得的。準確性，即是小心地檢查過，小心地改正過，小心地再檢查過的小心的工作。
好判斷力：
每位主管都要求秘書有好的判斷力。如果秘書總是道歉說：“對不起，這件事我未想到”，那么，就必須培養(yǎng)此特質(zhì)。幸運地，這是可以培養(yǎng)訓(xùn)練的。這了要有好的判斷力，可遵循下列四個步驟：
第一步驟：想想看你正在做什么
現(xiàn)在你已能不必想而能夠記事、打字、讀、說、及聽。思考就是控制心思；即是，集中精神。所以，思考是訓(xùn)練好判斷力的絕對要素。
第二步驟：看看是否該采取行動。
如果能集中思考，便知是否該采取行動。例如，是否有錯要改、有問題要問、有業(yè)務(wù)待改進、或程序要變動等。如果自己能力辦不到，找主管去。不錯過任何采取行動的機會。
第三步驟：研析各種因素。
當(dāng)你需要采取行動時，研析一切情況一調(diào)查、綜合、分析-以判斷是否有未考慮到的因素，值得再斟酌。
第四步驟：當(dāng)機采取行動
依各種因素，衡量該采取的行動。然后，在適當(dāng)?shù)臅r機，采取必要的行動。以下舉個好判斷力的實例。
《情況一》
主管交待秘書去寫一封信。當(dāng)秘書在寫信時對于時間問題沒有十分肯定。經(jīng)過判斷后，再去請示主管，原來主管弄錯了。秘書的正確判斷，省下很多麻煩，也獲得主管的贊許。
《情況二》
主管感冒在家。有位很重要的客戶打電話來。急著要與主管談一筆生意。秘書判斷分析，覺得良機不可失，況且主管只是感冒而已。所以，秘書決定去電告知主管，但首先準備客戶的齊全資料，以備主管詢問。最后，主管稱贊秘書的好的判斷力。
工作效率：
工作效率即是在最短的時間內(nèi)有條理、有系統(tǒng)地完成最大的任務(wù)。一般辦公時間同樣為八小時，有些秘書能處理好很多件任務(wù)；有些秘書則處理不了一件相同的任務(wù)。如果能力都相同的話，那差別就在于做事有無工作效率。
有效率的秘書在收集資料做報告時，會向各可靠的來源獲得資訊并取下列的步驟：
─把整個資料分成許多單元
─把每單元資料分別寫在紙條上
─把每單元依其來源來分類
─把紙條依系統(tǒng)排列
─把相關(guān)的單元歸類成檔
用此方法可以有系統(tǒng)地完成任務(wù)。有系統(tǒng)、有條理即是工作效率的先決條件。在辦公室里的業(yè)務(wù)程序也是需要有條理、有系統(tǒng)。例如，主管出差，他希望秘書作電話記錄。秘書則必須能篩選電話，并把每通電話的重點記在便條紙上，以便主管回來，即可一目了然，這就是工作效率。
機智性
機智性來自“再升”（rise again）之意。對于一個秘書，機智意即：在傳統(tǒng)因襲的方式進行不通時，轉(zhuǎn)向其他的資源或方法，以求解決。主管有時會指派難以完成的任務(wù)。秘書，甚至在心里頹喪時，必須保持樂觀的態(tài)度。在遇困難時，不放棄，而試著找其他可行之道，再嘗試，直到成功。
有位主管想找一份資料，但在檔案里，遍找不著。秘書由檔案里得知資料來自當(dāng)?shù)氐膶I(yè)協(xié)會會長，就決定去找這位會長，但即發(fā)現(xiàn)電話簿沒登記。所以秘書打電話到他家，間接得知他辦公室的電話號碼，再打給他的秘書，而獲得那份資料。其實秘書早就可以放棄了，但沒有。機智是設(shè)法找出不同的解決辦法，直到成功為止。
主動性
主動性即是能預(yù)見該做的事。沒有指使，便主動地去做。所有秘書工作皆需要主動性去完成：指定的工作、例行工作、流程業(yè)務(wù)、及創(chuàng)意的工作。
主動性可分為二種方式：
—為主管的方便。（服務(wù)性）
—為主管分憂解勞。（業(yè)務(wù)性）
第一方式：
有位秘書把客戶來信給主管看時，通常把先前相關(guān)的通信資料附上，以利主管參考。主管可能沒時間看它，但他喜歡這樣，以利得知來龍去脈，并做出最佳之決定與指定。
第二方式：
秘書由報上得知主管之朋友被任命為某公司之董事長。秘書把報導(dǎo)剪下并附上自己先擬的祝賀函，一起呈給主管。不管主喜不喜歡這封祝賀函，他一定會感激秘書的主動性的。
2）對人方面：
考慮周到：
秘書要能體諒、幫助、同情別人�？紤]周到即是在為自己著想前，先考慮別人。如果一個人不能考慮別人，便僅僅只會依本性來做，因為人總是先考慮到自己。所以，考慮周到的資質(zhì)是需要訓(xùn)練與培養(yǎng)的。努力、紀律現(xiàn)訓(xùn)練將有助于修正思想模式。當(dāng)秘書能自然表達出先考慮別人時，必能獲得真正的滿足。
以下的例子，顯示出如何恰當(dāng)?shù)乇憩F(xiàn)考慮周到：
─如果認為主管可能會急需要你的幫助時，就留在自己的位置上。（考慮周到）
─在主管處于山窮水盡時，提供他有效的策略；當(dāng)他感頭疼時，幫他倒一杯涼水。（同情心）
─主管不在辦公室時，才打私人電話。（以主管方便為主）
總而言之，一位考慮周到的人，先考慮別人。
圓滑性
圓滑性使秘書建立并維持和諧的工作關(guān)系。使用考慮周到的詞句及體貼的舉止，秘書可使人不感窘困與難過。相同地，其他人也會喜歡她（他），因為她（他）的圓滑性。
由下列的原則，可以練習(xí)圓滑性的技巧：
小心選用字：
—不妥：你什么時候可完成那工作？（語氣強）
佳：你在中午前可完成那工作嗎？（委婉）
—不妥：現(xiàn)在幫我打字。（命令式）
佳：你介意現(xiàn)在幫我打字嗎？（客氣）
—不妥：你明天要來上班。（命令式）
佳：你明天打算來上班嗎？（尊重對方）
圓滑性就是承擔(dān)責(zé)罵：
秘書在打好信后，發(fā)現(xiàn)有個錯誤，是主管的疏忽所致。秘書馬上承擔(dān)是自己的錯，并立即修正。很微妙地，秘書的承擔(dān)錯誤及承受責(zé)罵，使得此錯誤的情況，很完滿的解決了。
圓滑性就是避免批評：
少說“我早就告訴你！”也不要說“我知道我是對的！”就是你很肯定，也不要說這些話，以免傷了對方的自尊心。當(dāng)主管有錯時，避免批評，才能維持良好的人際關(guān)系。
圓滑性就是裝聾作�。�
聽到有人批評，或聽到主管與他太太談到私人的事情時，一位圓滑的秘書就必裝聾作啞，才能保持鎮(zhèn)定，不受干擾，正常處理業(yè)務(wù)。
謹慎性：
對于有經(jīng)驗的秘書，謹慎性意味著把公司里所有業(yè)務(wù)保密。對于初任的秘書，謹慎性則意味著只把機密性的業(yè)務(wù)保密。一般秘書都通曉公司業(yè)務(wù)，但有經(jīng)驗的秘書，知道這一切都是公司的機密。公司主管也是希望秘書能謹慎地保密，不希望秘書談?wù)撍墓ぷ骰蛩乃缴睢Ｖ斏餍约词侵斒貥I(yè)務(wù)機密，少談?wù)撍酥絼?wù)。
責(zé)任感：
主管通常把責(zé)任感列為秘書條件之首。有責(zé)任感的秘書是非常敬業(yè)的。忠于職守，做事有條有理，有始有終。把主管所賦予的任務(wù)，當(dāng)作一種挑戰(zhàn)，全力以赴鳳求完滿達成。責(zé)任感亦是一種使命感，一種使命去承擔(dān)完滿達成主管所托付的任務(wù)。
由秘書的業(yè)務(wù)來探討，秘書的責(zé)任感可歸納為四方面：
─努力達成主管上司交待的任務(wù)。
─盡力去執(zhí)行秘書的例行業(yè)務(wù)。
─努力去完成主管上司未交待但必須做的任務(wù)。
─發(fā)揮協(xié)調(diào)的功能并以本身工作態(tài)度作為其他職員之表率一不遲到、不早退、坦誠待人、盡忠職守。
客觀性：
客觀性是以超然的、無私的態(tài)度，來看整體性的情況后，才做出反應(yīng)。并即，置身事外，以理智而不帶感情、不帶私心的態(tài)度來分析一件事。秘書是需要有客觀性的。有時候，工作受到批評，文件要重打；或建議被拒絕了。秘書可能會顯出沮喪、失望與泄氣。然而，主管即希望秘書能退一步，以全盤、客觀的方式來看此事。想一想，主管為了避免再度犯錯，才做批評。這是個良性的建議。文件必須重打，則是因主管做了很多變更，已改得面目全非了。另外，秘書的建議雖然有很多優(yōu)點，但因牽涉高成本，所以暫被拒絕了。爾后，秘書對于提出計劃或建議，反而更有成本概念了。
客觀性可使秘書在采取任何反應(yīng)前，心平氣和的研析情境。
5 健康
秘書的業(yè)務(wù)包羅萬象。公司機構(gòu)的里外上下業(yè)務(wù)，都需要照顧�？梢娖湄�(zé)任之重大，任務(wù)之深遠。因此，秘書人才必須要有健康的身體。有健康的身體，才能有健全的身心，開朗的心胸，樂觀活潑的個性，以面對任何困難，化解任何困局，創(chuàng)造嶄新的情勢，以利公司機構(gòu)業(yè)務(wù)之騰遠發(fā)展。
健康是事業(yè)之基本，沒有健康的身體，萬念俱灰。秘書的工作性質(zhì)是機敏的、又勞心勞力的工作，除了技能的工作需要勞心勞外，還經(jīng)常要有良好的體力應(yīng)付一切日�；顒有缘墓ぷ鳎虼巳羰菦]有良好的健康作基礎(chǔ)，一切工作便無法積極而主動的展開，更不要談到秘書的責(zé)任感和工作意識了。由此，可見健康對于秘書工作的重要性.