辦公室檔案管理制度(精選7篇)
辦公室檔案管理制度 篇1
一、分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng)。
2、加強(qiáng)對(duì)局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),將檔案工作納入局的整體發(fā)展計(jì)劃,列入局議事日程,督促分管部門(mén)按上級(jí)和局檔案部門(mén)要求做好應(yīng)做的工作。
3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展,從人力、物力、財(cái)力上給予支持,及時(shí)解決工作中的重大問(wèn)題和困難,改善工作條件,使檔案工作與局各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
二、局檔案員職責(zé)
1、貫徹實(shí)施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī),建立健全檔案管理制度。
2、對(duì)各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
3、負(fù)責(zé)收集出國(guó)考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片,收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開(kāi)會(huì)的發(fā)言材料和帶回的帶有密級(jí)的材料。
4、負(fù)責(zé)管理全局各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案,維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全,并為本單位各項(xiàng)工作的需要提供服務(wù)。
5、按時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)材料。
6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。
三、分管檔案工作的各處(室)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專(zhuān)(兼)職檔案人員,并保持相對(duì)穩(wěn)定。
2、將檔案工作納入本單位的議事日程(每半年研究一次檔案工作),幫助專(zhuān)(兼)職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難。
3、組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī),執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。
4、疏通渠道,嚴(yán)格制度,督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類(lèi)文件材料的形成積累,積極配合專(zhuān)(兼)職檔案人員的歸檔工作。
5、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗(yàn)收及檔案鑒定工作。
6、負(fù)責(zé)檢查本單位專(zhuān)(兼)職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況。
四、各處、室專(zhuān)(兼)職檔案人員職責(zé)
1、堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)本單位不同種類(lèi)文件材料的形成特征,制定案卷類(lèi)目,合理分類(lèi)存放,便于利用和歸檔。
2、負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3、歸檔案卷做到組卷合理,頁(yè)號(hào)編寫(xiě)準(zhǔn)確,案卷目錄清楚,案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。
4、保管好本部門(mén)應(yīng)歸檔的案卷,注意文件材料的安全和保密。
5、主動(dòng)接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查,按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交。
6、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),不斷提高檔案工作水平。
7、按檔案室要求對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目,并編制檢索工具。
8、按歸檔時(shí)間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計(jì)年報(bào)表。
辦公室檔案管理制度 篇2
1.目的
規(guī)范全公司的檔案管理。
2.適用范圍
本制度適用于公司及所屬各部門(mén)檔案管理。
3.管理原則
分類(lèi)分部門(mén)管理,行政部統(tǒng)一監(jiān)管。
4.職責(zé)與權(quán)限
4.1各部門(mén)必須設(shè)兼職的檔案管理員,規(guī)范部門(mén)檔案管理。
4.2行政部不定期對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查(每月至少抽查一次),對(duì)違反本制度的部門(mén)有權(quán)進(jìn)行處罰。
5.檔案的分類(lèi)
。1)證照類(lèi):如營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類(lèi)證照。
。2)文件類(lèi):分外來(lái)文件和內(nèi)部文件。
。3)制度類(lèi)。
(4)合同類(lèi)。
(5)計(jì)劃總結(jié)和會(huì)議紀(jì)要類(lèi)。
。6)財(cái)務(wù)類(lèi)。
。7)圖紙類(lèi):工藝文件、圖紙、說(shuō)明書(shū)等。
。8)人事管理類(lèi):人事檔案、培訓(xùn)記錄、健康檔案、安全、消防等等。
6.檔案的歸口存放部門(mén)
。1)公司級(jí)檔案存放在行政部。
。2)其它檔案由歸口部門(mén)負(fù)責(zé)存放。
7.檔案建檔要求
建立檔案時(shí)要有檔案編號(hào)和檔案目錄。
8.檔案裝訂
檔案須裝訂成冊(cè)保存,某些特殊珍貴的手稿、照片等,采用卷盒、相冊(cè)等保管。
9.保存年限
原則上公司重要檔案永久保存,進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀時(shí)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
10.檔案日常管理
10.1借閱
10.1.1借閱手續(xù)
(1)各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí),應(yīng)出示經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的《檔案資料借閱登記表》,經(jīng)辦人在公司借閱登記表上簽字后方可借閱。
。2)檔案歸還時(shí),檔案管理員填寫(xiě)歸還日期。
10.1.2檔案借閱審批權(quán)限
。1)證照類(lèi):由公司總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。
(2)文件類(lèi):由行政部審批,財(cái)務(wù)、技術(shù)類(lèi)等重要文件借閱須由總經(jīng)理或者其授權(quán)人批準(zhǔn)。
(3)制度類(lèi):由行政部審批。
(4)合同類(lèi):由公司總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。
。5)計(jì)劃總結(jié)和會(huì)議紀(jì)要類(lèi):由行政部審批。
(6)財(cái)務(wù)類(lèi):由總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。
。7)圖紙類(lèi):由總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。
。8)人事管理類(lèi):人力資源部審批。
10.1.3借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、損壞、復(fù)印所借檔案。
10.1.4借閱人必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案資料。借用檔案原則上當(dāng)日必須歸還,特殊情況不得超過(guò)七天。
10.1.5若人為丟失或損壞檔案,給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的,行政部對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行內(nèi)部行政或經(jīng)濟(jì)處罰。
10.2銷(xiāo)毀
10.2.1公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)公司批準(zhǔn),不得銷(xiāo)毀公司檔案。
10.2.2銷(xiāo)毀前按照清冊(cè)清點(diǎn),銷(xiāo)毀時(shí)由行政部監(jiān)督銷(xiāo)毀,銷(xiāo)毀后相關(guān)人員在清冊(cè)上簽名,并將監(jiān)銷(xiāo)情況存檔!稒n案銷(xiāo)毀審批表》由行政部永久保存。
10.3移交
10.3.1需要進(jìn)行移交的檔案,需由檔案員編制《檔案移交登記表》,報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后,方可進(jìn)行移交。
10.3.2移交前,按照清冊(cè)清點(diǎn);移交后,在清冊(cè)上簽字,《檔案移交登記表》一式兩份,移交方和接收方各一份并永久保管。
11.如有違反本制度規(guī)定的,公司對(duì)其進(jìn)行行政、經(jīng)濟(jì)處罰,嚴(yán)重時(shí)移交司法機(jī)關(guān)。
辦公室檔案管理制度 篇3
(一)文件管理制度
第一條管理要點(diǎn)
1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。
2、文件管理的范圍包括:上級(jí)下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等。
3、制度類(lèi)文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫(xiě),統(tǒng)一頁(yè)眉、頁(yè)腳,寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì);正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范,表達(dá)無(wú)歧義。
4、根據(jù)文件屬性、類(lèi)別,對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào),根據(jù)編號(hào)定期歸檔,做好相應(yīng)的文字記錄,以備查閱。
第二條制度規(guī)范
1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。
2、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部,各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、公司對(duì)內(nèi)公開(kāi)文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核,總經(jīng)理簽發(fā);各部門(mén)需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草,行政人事部負(fù)責(zé)審核,審核無(wú)誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門(mén)校對(duì),校對(duì)無(wú)誤方可正式打印,由總經(jīng)理蓋章,簽發(fā)。
4、凡寄至公司的文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。
5、機(jī)密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類(lèi)管理,定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門(mén)主管。
6、各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件,需嚴(yán)格履行借閱手續(xù),對(duì)有密級(jí)程度的文件,需行政人事主管審批,總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
7、辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記,做好借閱記錄并限期清退。
8、按時(shí)間、內(nèi)容、部門(mén)、名稱(chēng)等內(nèi)容分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。
9、根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷(xiāo)毀,需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn),按照文件管理制度進(jìn)行處理。
第三條文件管理流程設(shè)計(jì)
1、內(nèi)部文件管理流程:起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀
3、借閱流程:提出申請(qǐng),辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀
(二)文書(shū)管理制度
第一條管理要點(diǎn)
1、為確保文書(shū)制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行,保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性,促進(jìn)與提高組織管理工作的效率,充分發(fā)揮文書(shū)在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。
2、文書(shū)管理范圍包括:一般性文書(shū)(通知、公告、提案意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(shū)(學(xué)習(xí)資料、各類(lèi)簡(jiǎn)報(bào))、宣傳資料、各類(lèi)應(yīng)存檔的.圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書(shū)資料。
3、除通知外,一般性文書(shū)沒(méi)有固定的格式,但必須標(biāo)有頁(yè)眉頁(yè)腳,文本內(nèi)容可根據(jù)文書(shū)具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。
4、根據(jù)文書(shū)性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理,定期對(duì)文書(shū)進(jìn)行歸檔整理,保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。
第二條制度規(guī)范
1、根據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)安排,起草編寫(xiě)內(nèi)部公開(kāi)文書(shū),張貼公示學(xué)習(xí)。
2、按照文書(shū)管理范圍,行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫(xiě)《發(fā)文簿》,所有文書(shū)原稿均由行政人事部分類(lèi)存檔備查。
3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書(shū),需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表;閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。
4、按時(shí)間、內(nèi)容等降序排列,整理歸檔,堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合,對(duì)照編號(hào)列出整理清單。
5、根據(jù)文書(shū)的時(shí)效性和保存的價(jià)值性,對(duì)文書(shū)進(jìn)行整理銷(xiāo)毀;須上級(jí)審批同意,方可銷(xiāo)毀。
6、辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人,若發(fā)現(xiàn)文書(shū)丟失,辦公室人員必須查明原因,如實(shí)向主管部門(mén)報(bào)告,若未查明原因,則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。
7、違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。
第三條流程設(shè)計(jì)
起草文書(shū)→填寫(xiě)《發(fā)文簿》(需要時(shí))→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷(xiāo)毀
(三)檔案管理制度
第一條管理要點(diǎn)
1、為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性,使檔案管理更科學(xué)、更專(zhuān)業(yè),及時(shí)分類(lèi)、整理、編輯、傳遞文書(shū)資料,提高檔案管理質(zhì)量與效率。
2、檔案管理范圍:公司各類(lèi)證照及各類(lèi)文件、文書(shū)資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。
3、根據(jù)文書(shū)整理和文件整理編號(hào),對(duì)對(duì)應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注,并存入專(zhuān)門(mén)的檔案文件柜保管。
第二條制度規(guī)范
1、應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集,份數(shù)齊全,包括附件、批復(fù)、定稿等。
2、所有歸檔文書(shū)材料經(jīng)過(guò)初步整理,根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目文書(shū)材料集中整理,并貼上標(biāo)簽。
3、堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合,對(duì)照編目,列出清單。
4、各部門(mén)需借閱相關(guān)檔案,須由行政人事部主管簽字,審核通過(guò)后方可借閱,不得抄錄、復(fù)制或借出。
5、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定,履行保密手續(xù),特別是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管,確保檔案安全與完整。
6、檔案接收、移交,必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。
第三條流程設(shè)計(jì)
根據(jù)文件、文書(shū)目錄整理需要?dú)w檔的檔案→排序整理,編制編目→存檔→借閱→清退
辦公室檔案管理制度 篇4
為加強(qiáng)辦公室檔案管理工作,全面提高辦公室檔案管理水平,以更好地為各科室各項(xiàng)工作服務(wù),特制訂本制度。
一、檔案管理制度
1、各種檔案按類(lèi)別要求,由檔案員整理,按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。
2、各種檔案的文字書(shū)寫(xiě),必須用藍(lán)黑或黑墨水書(shū)寫(xiě),禁用其它筆書(shū)寫(xiě)。
3、檔案一般不外借,確因工作需要借閱檔案時(shí),均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。
4、檔案要做到安全保管,定期檢查,積極創(chuàng)造檔案保管條件,做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密,保持經(jīng)常通風(fēng)。
5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品,嚴(yán)禁使用電器。
二、檔案歸檔制度
1、歸檔范圍的保管期限
(1)辦公室辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件材料,包括政府辦文件、縣委辦文件、各部委辦局文件、政府辦常務(wù)會(huì)議紀(jì)要等文件材料及證書(shū)、牌匾等實(shí)物檔案,均屬歸檔范圍。
(2)辦公室檔案的保管期限的種類(lèi)分為永久和定期。凡對(duì)辦公室有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的檔案列為永久,對(duì)在一定時(shí)間范圍內(nèi)有利用價(jià)值的檔案列為長(zhǎng)期和短期。
2、歸檔時(shí)間
實(shí)行年度歸檔制度:辦公室在工作中形成的政府辦文件、縣委辦文件、各部委辦局文件、政府辦常務(wù)會(huì)議紀(jì)要等文件材料一律在次年第一季度內(nèi),登記存檔移交檔案室。
3、歸檔要求
(1)歸檔的文件必須系統(tǒng)、齊全、完整。
(2)歸檔的文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良、字跡耐久、書(shū)寫(xiě)工整清晰。
三、檔案安全保密制度
1、嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的有關(guān)保密制度加強(qiáng)管理,防止丟失、泄密。
2、查閱檔案,一般應(yīng)在檔案室查閱,需要摘抄或復(fù)制的機(jī)密文件,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。
3、需要帶回使用的檔案,需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不準(zhǔn)橫傳、私自外借,不準(zhǔn)帶入公共場(chǎng)所。
4、外單位來(lái)查閱和抄錄檔案時(shí),應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù),經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可調(diào)閱。
四、檔案查閱借閱制度
1、外單位查閱檔案時(shí),必須持有介紹信,注明查閱人的姓名、政治面貌及查閱內(nèi)容或范圍。
2、查閱黨組、局長(zhǎng)辦公會(huì)議記錄、紀(jì)檢工作等有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時(shí),需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn);查閱一般檔案資料時(shí),檔案員需進(jìn)行登記,經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),方可查閱。 3、凡查閱檔案者,一般不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室,如需要借出時(shí),必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);查閱者必須按規(guī)定查閱,與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文字材料不準(zhǔn)隨意翻閱、摘抄。
4、查閱檔案者要愛(ài)護(hù)案卷,不得將案卷拆毀、拆頁(yè)、勾抹、圈點(diǎn),嚴(yán)防污染檔案;查閱時(shí)不得吸煙;也不得將案卷轉(zhuǎn)借他人或帶回家中。
5、查檔抄錄的材料經(jīng)檔案工作人員審核無(wú)誤后,簽字蓋章,否則無(wú)效。
6、借出的案卷一般不能超過(guò)七天,如延期使用,需補(bǔ)辦延期手續(xù)。
7、借出或還回的案卷,必須嚴(yán)格履行登記、注銷(xiāo)和檢查手續(xù),當(dāng)面點(diǎn)清,如發(fā)現(xiàn)差錯(cuò),及時(shí)追究責(zé)任,并采取補(bǔ)救措施。
五、檔案人員崗位職責(zé)
1、服從辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo),接受上級(jí)部門(mén)的指導(dǎo),按時(shí)、按質(zhì)、按量地完成本崗位工作任務(wù)及辦公室主任交辦的其他任務(wù)。
2、檔案員負(fù)責(zé)做好文件的整理、分類(lèi),做好收文登記、分發(fā)文件、領(lǐng)導(dǎo)傳閱和借閱等管理工作。
3、檔案員要及時(shí)、準(zhǔn)確的把領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件送到各科室,待科室領(lǐng)導(dǎo)批閱完畢后及時(shí)交由檔案人員保管,不得隨意亂放、丟棄文件。在傳送文件過(guò)程中,要增強(qiáng)保密意識(shí),高度負(fù)責(zé),保證不丟失、不損壞文件。
4、督促各科室有關(guān)人員做好文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作。
5、各科室兼職檔案人員負(fù)責(zé)根據(jù)歸檔的范圍和要求,制訂、整理本科室各類(lèi)檔案材料,按規(guī)定向機(jī)要檔案室移交歸檔,并辦好交接手續(xù),做到職責(zé)分明、手續(xù)齊全。
6、各科室兼職檔案人員接受機(jī)要檔案室的指導(dǎo)和監(jiān)督,按時(shí)、按質(zhì)、按量完成本崗位任務(wù)。
辦公室檔案管理制度 篇5
第一條、目的
為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。
第二條、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理,一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門(mén)的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
第三條、歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的,綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料,由財(cái)務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的,由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門(mén)應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。
6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,應(yīng)保留三份原件,綜合管理部保存一份,財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門(mén)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。
第四條、檔案保管制度
1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房,各部門(mén)應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法,根據(jù)分類(lèi)法,編制分類(lèi)目錄;根據(jù)需要編制專(zhuān)題目錄,完善檢索工具,以便于查找。
4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊(cè),保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
5、庫(kù)存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案,由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
第五條、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周,必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時(shí),應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損,否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理。
8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。
第六條二級(jí)檔案保存方法
二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門(mén)需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復(fù)印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
本制度從20xx年十月一日起執(zhí)行。
辦公室檔案管理制度 篇6
一、目的
為了規(guī)范公司人事檔案管理,加強(qiáng)檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整,防止材料損壞,便于高效、有序的利用檔案資料,特制定本管理辦法。
二、適用范圍
適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。
三、職責(zé)
公司行政人事部門(mén)為本公司員工人事檔案的歸口管理部門(mén)。
四、原則
分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
五、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案:個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、轉(zhuǎn)正及晉級(jí)表、離職證明、各類(lèi)合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案:培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書(shū)原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
3、績(jī)效管理檔案:將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類(lèi)整理。
4、員工離職檔案:?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系,死亡等情形。
六、程序
1、新員工報(bào)到后,收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后,統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi),并在檔案袋封面左上方書(shū)寫(xiě)上檔案袋編號(hào)、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存,紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個(gè)人檔案袋,電子檔案以hr管理信息系統(tǒng)為平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守,嚴(yán)格遵守公司《員工保密管理制度》。
2、檔案建立:新員工經(jīng)考核合格,入職之日始,即建立個(gè)人人事檔案,起始檔案材料包括:一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱(chēng)證件的復(fù)印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、應(yīng)聘擋案表、錄用審批表、員工個(gè)人檔案表、體檢報(bào)告、離職(失業(yè))證明等。
七、檔案錄入
為保證員工檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性,以體現(xiàn)系統(tǒng)時(shí)效性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn),及時(shí)更新、變化的資料進(jìn)行系統(tǒng)錄入,
具體時(shí)限要求如下:
1、新員工入職、員工調(diào)動(dòng)、任命、借用、離職信息自生成之日起二個(gè)工作日內(nèi)錄入電子檔案,并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔;
2、組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)、培訓(xùn)管理、考核管理、獎(jiǎng)懲管理信息自生成之日起七個(gè)個(gè)工作日內(nèi)錄入,并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔;
3、社會(huì)保險(xiǎn)、合同簽訂等信息自生成之日起七個(gè)工作日內(nèi)錄入,并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔。
八、人事檔案借/調(diào)閱
1、調(diào)閱員工的人事檔案需填寫(xiě)《檔案借/查閱申請(qǐng)表》并經(jīng)有效批準(zhǔn)。
2、本部門(mén)員工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)。
3、部門(mén)主管有權(quán)調(diào)閱其他部門(mén)員工的人事檔案,但需行政人事部門(mén)主管審核,并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4、部門(mén)主管級(jí)別的人事檔案,總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱。
5、調(diào)閱檔案原則上在行政人事部門(mén)內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出行政人事部門(mén),需行政人事部門(mén)主管批準(zhǔn)。借閱檔案的人員,對(duì)檔案應(yīng)妥善保管,不得遺失、泄密和污損,不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換,不得復(fù)印,借出的檔案必須在2天內(nèi)歸還。
6、所有調(diào)閱檔案,均需登記備案。
九、人事檔案歸屬
1、繼續(xù)受聘的員工檔案,作為其今后聘任聘用的依據(jù);檔案分類(lèi)編號(hào)存放,一個(gè)員工一個(gè)編號(hào),防止重名重姓員工檔案交叉,制電子目錄,以便查閱。
2、離職員工的人事檔案每月清查,另外存檔,應(yīng)在妥善保管一年以后銷(xiāo)毀。部門(mén)主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員檔案應(yīng)妥善保管三年以后銷(xiāo)毀。
十、本制度最終解釋權(quán)歸行政人事部,本制度從下發(fā)之起實(shí)施。
辦公室檔案管理制度 篇7
一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機(jī)密安全。
二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人,檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。
四、各類(lèi)規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國(guó)土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。
六、各類(lèi)承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門(mén)備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部等業(yè)務(wù)部門(mén)按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求:
、傥募牧淆R全完整;
、诟鶕(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;
、鄹鶕(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系,區(qū)別保存價(jià)值、分類(lèi)、整理、立卷,案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)。
十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門(mén)組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定,提交檔案報(bào)告,并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。
十一、加強(qiáng)檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。