關(guān)于交接儀式需注意的禮儀
商務(wù)活動(dòng)中，如果合作成功，是值得慶幸與慶賀的事。在激烈的環(huán)境，商務(wù)伙伴之間的合作是來(lái)之不易，因此，備受各方的高度重視。所以舉行熱烈而隆重的交接儀式，是在商務(wù)活動(dòng)中通常用的以慶賀商務(wù)伙伴之間合作成功的一種常見(jiàn)的商務(wù)活動(dòng)形式�！ ∩虅�(wù)交接儀式，一般是指施工單位按合同將已經(jīng)建設(shè)完成的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備，例如廠房、賓館、機(jī)場(chǎng)、碼口、或飛機(jī)、火車(chē)、機(jī)械，等等，經(jīng)驗(yàn)收合格后正式移交給使用單位使用的時(shí)候，所專(zhuān)門(mén)舉行的慶祝典禮活動(dòng)。
舉行交接儀式的意義在于，交接既是商務(wù)伙伴們對(duì)于進(jìn)行過(guò)的成功合作的慶賀，是對(duì)給予過(guò)自己關(guān)懷、支持、幫助和理解的社會(huì)各界的答謝，又是接收單位與施工、安裝單位巧妙地利用時(shí)機(jī)，為雙方各自提高知名度和美譽(yù)度而進(jìn)行的一種公共宣傳活動(dòng)。
交接的禮儀，一般是指在舉行交接儀式時(shí)所須遵守的有關(guān)規(guī)范。通常，它具體包括交接儀式的準(zhǔn)備、交接儀式的程序、交接儀式的參加等三個(gè)方面的主要內(nèi)容。以下，就分別對(duì)其加以介紹。
首先要作好交接儀式的準(zhǔn)備。準(zhǔn)備交接儀式，主要要關(guān)注下列三件事：即來(lái)賓的邀約、現(xiàn)場(chǎng)的布置、物品的預(yù)備等等。
來(lái)賓的邀請(qǐng)，一般應(yīng)由交接儀式的東道主——施工、安裝單位負(fù)責(zé)。在具體擬定來(lái)賓名單時(shí)，施工、安裝單位亦應(yīng)主動(dòng)征求自己的合作伙伴——接收單位的意見(jiàn)。接收單位對(duì)于施工、安裝單位所草擬的名單不宜過(guò)于挑剔，不過(guò)可以對(duì)此酌情提出自己的一些合理建議。
在一般情況下，參加交接儀式的人數(shù)自然越多越好。如果參加者太少，難免會(huì)使儀式顯得冷冷清清。但是，在宏觀上確定參加者的總?cè)藬?shù)時(shí)，必須兼顧場(chǎng)地條件與接待能力，切忌貪多勿得。
從原則上來(lái)講，交接儀式的出席人員應(yīng)當(dāng)包括：施工、安裝單位的有關(guān)人員，接收單位的有關(guān)人員、上級(jí)主管部門(mén)的有關(guān)人員，當(dāng)?shù)卣挠嘘P(guān)人員，行業(yè)組織、社會(huì)團(tuán)體的有關(guān)人員，各界知名人士、新聞界人士，以及協(xié)作單位的有關(guān)人員，等等。
在上述人員之中，除施工、安裝單位與接收單位的有關(guān)人員之外，對(duì)于其他所有的人員，均應(yīng)提前送達(dá)或寄達(dá)正式的書(shū)面邀請(qǐng)，以示對(duì)對(duì)方的尊重之意。
邀請(qǐng)上級(jí)主管部門(mén)、當(dāng)?shù)卣�、行業(yè)組織的有關(guān)人員時(shí)，雖不必勉強(qiáng)對(duì)方，但卻必須努力爭(zhēng)取，并表現(xiàn)得心誠(chéng)意切。因?yàn)槔门e行交接儀式這一良機(jī)，使施工、安裝單位、接收單位，與上級(jí)主管部門(mén)、當(dāng)?shù)卣�、行業(yè)組織進(jìn)行多方接觸，不僅可以宣傳自己的工作成績(jī)，而且也有肋于有關(guān)各方之間進(jìn)一步地實(shí)現(xiàn)相互理解和相互溝通。
若非涉密，或暫且不宜廣而告之，在舉行交接儀式時(shí)，東道主既要爭(zhēng)取多邀請(qǐng)新聞界的人士參加，又要為其盡可能地提供一切便利。對(duì)于不邀而致的新聞界人士，亦應(yīng)盡量來(lái)者不拒。至于邀請(qǐng)海外的媒體人員參加交接儀式的問(wèn)題，則必須認(rèn)真遵守有關(guān)的外事規(guī)則與外事紀(jì)律，事先履行必要的報(bào)批手續(xù)。
舉行交接儀式的現(xiàn)場(chǎng)，亦稱交接儀式的會(huì)場(chǎng)。在對(duì)其進(jìn)行選擇時(shí)，通常應(yīng)視交接儀式的重要程度、全體出席者的具體人數(shù)、交接儀式的具體程序與內(nèi)容，以及是否要求對(duì)其進(jìn)行保密等幾個(gè)方面的因素而定。
根據(jù)常規(guī)，一般可將交接儀式的舉行地點(diǎn)安排在已經(jīng)建設(shè)、安裝完成并已驗(yàn)收合格的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備所在地的現(xiàn)場(chǎng)。有時(shí)，亦可將其酌情安排在東道主單位本部的會(huì)議廳，或者由施工、安裝單位與接收單位雙方共同認(rèn)可的其他場(chǎng)所。
將交接儀式安排在業(yè)已建設(shè)、安裝完成并已驗(yàn)收合格的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備所在地的現(xiàn)場(chǎng)舉行，最大的長(zhǎng)處，是可使全體出席儀式的人員身臨其境，獲得對(duì)被交付使用的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備的直觀而形象的了解，掌握較為充分的第一手資料。倘若在交接儀式舉行之后安排來(lái)賓進(jìn)行參觀，則更為方便可行。不過(guò)，若是在現(xiàn)場(chǎng)舉行交接儀式，往往進(jìn)行準(zhǔn)備的工作量較大。在此百?gòu)U待興之地忙里忙外，絕非輕而易舉之事。另外，由于將被交付的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備歸接收單位所有，故此東道主事先要征得對(duì)方的首肯，事后還需取得對(duì)方的配合。
將交接儀式安排在東道主單位本部的會(huì)議廳舉行，可免除大量的接待工作，會(huì)場(chǎng)的布置也十分便利。特別是在將被交付的工程項(xiàng)目、大型設(shè)備不宜為外人參觀，或者暫時(shí)不方便外人參觀的情況下，以東道主單位本部的會(huì)議廳作為舉行交接儀式的現(xiàn)場(chǎng)，不失為一種較好的選擇。此種選擇的主要缺陷是：東道主單位往往需要付出更多的人力、財(cái)力、物力，全體來(lái)賓對(duì)于將被交付的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備缺乏身臨其境的直觀感受。