主持“解決問(wèn)題”的會(huì)議技巧

　　·主持“解決問(wèn)題”的會(huì)議技巧 　　

　　“解決問(wèn)題”的會(huì)議，是指決策者們討論實(shí)質(zhì)性問(wèn)題的工作會(huì)議，它是領(lǐng)導(dǎo)者最常運(yùn)用的一種會(huì)議形式。能否主持好這類(lèi)會(huì)議，是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者能力和作風(fēng)的綜合考驗(yàn)，也是會(huì)議成敗的關(guān)鍵。

　�。�1）“解決問(wèn)題“的會(huì)議一般程序。

　　這類(lèi)會(huì)議通常分五步進(jìn)行：

　　第一步，用簡(jiǎn)潔明確的語(yǔ)言闡明會(huì)議的目的和所要討論的問(wèn)題；規(guī)定會(huì)議的范圍，即把會(huì)議限制在一定議題之內(nèi)，不討論議題之外的事，交代一下會(huì)議的開(kāi)法和時(shí)間上的要求。

　　第二步，把需要討論的問(wèn)題按重要性的大小和緩急程度排列一個(gè)順序。

　　第三步，一個(gè)問(wèn)題一個(gè)問(wèn)題地討論。每個(gè)問(wèn)題最好討論拿出幾種解決辦法，從中挑選出最好的解決辦法，或把幾種辦法的長(zhǎng)處綜合成一種新的辦法，并充分分析實(shí)行這種辦法后將會(huì)出現(xiàn)什么樣的情況和結(jié)果，怎樣解決?

　　第四步，這項(xiàng)工作如何付諸實(shí)施?由誰(shuí)來(lái)做?什么時(shí)候達(dá)到什么樣的效果才能算完成?完成后以什么樣的形式匯報(bào)和總結(jié)?

　　第五步，每一個(gè)問(wèn)題討論完畢，主持者要作一次歸納，形成一個(gè)一致的意見(jiàn)；全部問(wèn)題討論完畢，主持者作簡(jiǎn)要總結(jié)，歸納一下會(huì)議的成績(jī)與不足，強(qiáng)調(diào)一下有關(guān)問(wèn)題；如果需要舉行下次會(huì)議，則同大家商定下次會(huì)議的開(kāi)法和時(shí)間；如果需要將會(huì)議內(nèi)容形成一個(gè)文件或紀(jì)要，則當(dāng)場(chǎng)將承辦人落實(shí)。

　�。�2）主持“解決問(wèn)題“的會(huì)議需要注意的幾個(gè)問(wèn)題。

　　一是抓住重點(diǎn)，把握方向。主持者要牢記會(huì)議宗旨，帶領(lǐng)與會(huì)者朝會(huì)議目標(biāo)努力。為此，要善于牽“牛鼻子”，區(qū)別有益的討論和無(wú)關(guān)的爭(zhēng)論；有用的發(fā)言和無(wú)用的廢話(huà)。

　　在某人的發(fā)言或眾人的爭(zhēng)論偏離會(huì)議主題時(shí)，主持者要用適當(dāng)?shù)姆绞郊皶r(shí)提醒，引導(dǎo)當(dāng)事人言歸正傳，使會(huì)議緊緊圍繞中心內(nèi)容進(jìn)行。在眾多的發(fā)言中，主持者要把精力集中在選擇切實(shí)可行的解決方案上，對(duì)那些實(shí)際上不能執(zhí)行的方案，不管其說(shuō)得多么頭頭是道，都應(yīng)毫不猶豫地將其列入放棄之列，最多只能將其可取之點(diǎn)吸收到可行方案中來(lái)。否則，很容易形成一個(gè)不了了之的“扯皮會(huì)”。

　　二是掌握進(jìn)程。哪個(gè)問(wèn)題應(yīng)當(dāng)作為重點(diǎn)研究，討論時(shí)間就應(yīng)長(zhǎng)些；哪個(gè)問(wèn)題比較簡(jiǎn)單，時(shí)間就應(yīng)用得少些，主持者要心中有數(shù)，不能顛倒主次，大題小作，小題大作。問(wèn)題討論到什么程度算恰到好處，領(lǐng)導(dǎo)者要掌握“火候”，不失時(shí)機(jī)地轉(zhuǎn)入下一個(gè)題目。

　　三是民主作風(fēng)。會(huì)議要開(kāi)得好，必須有一個(gè)寬松的氣氛，使到會(huì)者無(wú)拘無(wú)束，暢所欲言。這種氣氛能否形成，主要在于主持者是否有民主作風(fēng)。

　　主持人要把自己置于同大家平等的位置上，啟發(fā)大家開(kāi)動(dòng)腦筋，毫無(wú)顧忌、毫不保留地發(fā)表意見(jiàn)。對(duì)大家的意見(jiàn)，主持者要善于傾聽(tīng)，體察異同，分析歸納，引導(dǎo)鼓勵(lì)。不管某個(gè)人發(fā)表的意見(jiàn)是否有被采納的價(jià)值，主持者都要給予積極的鼓勵(lì)和適當(dāng)?shù)脑u(píng)論，因?yàn)樗鼘?duì)全面分析問(wèn)題總是有幫助的。主持者千萬(wàn)不要搞一言堂，更不能壓制不同意見(jiàn)，強(qiáng)制大家迎合自己的觀點(diǎn)。只有會(huì)議主持者具有這樣的民主作風(fēng)，才能充分發(fā)揮與會(huì)者的聰明才智，為問(wèn)題找到好的解決辦法。

　　四是言簡(jiǎn)意賅的語(yǔ)言風(fēng)格。會(huì)議要想取得高效率，必須使每個(gè)與會(huì)者的發(fā)言都言簡(jiǎn)意賅。而想做到這一點(diǎn)，主持者能否帶頭做到言簡(jiǎn)意賅則是關(guān)鍵。

　　如果主持者說(shuō)話(huà)漫無(wú)節(jié)制，拖泥帶水，其他與會(huì)者就會(huì)產(chǎn)生兩種情況：一種是和你一起信馬由韁，使會(huì)議松松垮垮；另一種是對(duì)會(huì)議毫無(wú)興趣，認(rèn)為你白白浪費(fèi)了他的寶貴時(shí)間。如果主持人的語(yǔ)言風(fēng)格簡(jiǎn)單明了，在客觀上立刻可以造成會(huì)議的緊迫感，使大家的精神處于高度集中的狀態(tài)，會(huì)議的效率就會(huì)大大提高。

　　五是善于調(diào)解氣氛。事實(shí)證明，輕松的氣氛有助于活躍思想，討論問(wèn)題。會(huì)議的主持者要善于制造這種氣氛。

　　每當(dāng)出現(xiàn)僵局或氣氛拘謹(jǐn)、緊張時(shí)，主持者應(yīng)當(dāng)發(fā)揮“幽默”的藝術(shù)，比如可以不時(shí)用一個(gè)不過(guò)分的笑話(huà)、俏皮話(huà)、笑聲或友好的諷刺來(lái)解除緊張狀態(tài)，使大家輕松自如地繼續(xù)討論。同時(shí)，會(huì)議要注意適當(dāng)?shù)男菹�。每過(guò)一兩個(gè)小時(shí)，就應(yīng)當(dāng)休息一二十分鐘，使大家緊張的神經(jīng)松弛一下。討論時(shí)間持續(xù)得太久，頭腦就會(huì)處于抑制狀態(tài)，效率反而不高。當(dāng)然，選擇休息的時(shí)間也要講究時(shí)機(jī)