如何請示與接受
一次，我要給某個企業(yè)做禮儀培訓(xùn)，因為內(nèi)容上的一些調(diào)整，我臨時去該企業(yè)和人事主管做一些溝通。我在走廊里遇到了人事主管，和他邊聊邊往他的辦公室走。
這時，一個年輕的女孩子和他打招呼，簡單問候之后，這位人事主管隨口問一句："昨天你們把材料匯總完了嗎？"
女孩馬上詳盡地作答欲從頭說起，全然不顧走廊這個并不適合匯報工作的地方，也忘了還有我這樣一個非本企業(yè)的人士在場，人事領(lǐng)導(dǎo)很快打斷了她：" 等一下，拿份書面報告來我辦公室吧。"其實，領(lǐng)導(dǎo)想聽到的無非是"匯總完了"或是"還差一點，今天就能匯總完"。而不是當場要聽一個詳細的報告，事實上你說的清楚，他站在那里也未必記得清楚。
想必女孩很快回到自己的辦公室整理材料，之后刻不容緩地奔到了領(lǐng)導(dǎo)辦公室。此時我正與該領(lǐng)導(dǎo)剛剛討論完課程的內(nèi)容，人事主管見她敲門進來，蹙眉頭無奈地說："我現(xiàn)在有客人，你先回去吧，一會兒我有時間打電話給你。"
那個女孩只好悻悻離去。顯然，她想盡力用最快的速度形成報告，給領(lǐng)導(dǎo)留一個好印象，無奈時機不對，反而給領(lǐng)導(dǎo)留下一個"做事不合時宜"的印象。
看來，了解一下做請示的方法，對職場人士是非常必要的。
第一，在請示匯報之前，應(yīng)做好相關(guān)準備。材料的準備要充分，避免請示工作時返回辦公室取領(lǐng)導(dǎo)需要的文件，盡可能考慮周全，把領(lǐng)導(dǎo)可能需要的與此次工作匯報密切相關(guān)的材料準備妥當。要想好關(guān)于工作請示與匯報的要點，以及請示的條理性，別讓領(lǐng)導(dǎo)聽來一頭霧水。梳理清楚自己的思緒，擬訂好匯報提綱，并預(yù)設(shè)出領(lǐng)導(dǎo)可能提出的問題和置疑，準備好解決措施。
第二，要預(yù)約匯報。在做請示匯報之前，先了解一下領(lǐng)導(dǎo)的工作安排，為不與領(lǐng)導(dǎo)的其他工作發(fā)生時間沖突，可通過領(lǐng)導(dǎo)的秘書預(yù)約時間，或者自己打電話預(yù)約"X總，您好，我有點事情要向您匯報，您看我什么時候方便過去？"總之，不要貿(mào)然闖入領(lǐng)導(dǎo)辦公室，也許他正在開會或者會見客戶，這樣唐突地進去匯報工作是非常失禮的。
第三，就是要有很強的時間觀念。不是越早到越好，領(lǐng)導(dǎo)可能在這之前安排了其他事情，提早到達就會打擾他正在進行的工作，如果因為意外早到了，可在外面稍候一下。當然遲到是完全不可取的，一個不守時的人很難讓人信任，按時到達、準時進入是最好的選擇。如果到達后，領(lǐng)導(dǎo)有尚未完成的工作，可示意一下在外等候，因為呆在辦公室里等待領(lǐng)導(dǎo)工作的結(jié)束，會對領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生一種壓迫感。善解人意地在外面等待，留寬松的時間和環(huán)境給領(lǐng)導(dǎo)完成眼前事是明智的做法。如果自己因為有其他的事情耽擱，不能準時前去匯報工作，要及時告之領(lǐng)導(dǎo)，決定延期或是稍侯進行。
第四，也就是匯報過程中需要注意的事情。匯報時，要簡單介紹一下思路與想法，視領(lǐng)導(dǎo)的意見就重點問題再做詳盡匯報，不要不分輕重地全部詳細地分析匯報。匯報過程無論意見是否一致，要保持一個尊重對方的態(tài)度，就事論事地溝通，不能有過激的言語，也不要唯唯諾諾毫無主見，更不要態(tài)度蠻橫固執(zhí)已見。匯報的目的，是為了使工作想法獲得認可，謙虛嚴謹?shù)膮R報才能夠征服領(lǐng)導(dǎo)的思路。語言要平穩(wěn)冷靜，適當?shù)臅r候進行停頓，給領(lǐng)導(dǎo)提問和表達個人意見的時機。當請示的內(nèi)容獲得肯定時，要予以感謝，并表達會認真實踐的決心；當請示的內(nèi)容被否定時，應(yīng)尊重領(lǐng)導(dǎo)意見或是用委婉的方式再次陳述理由以說服對方。對于一時難以確定的事情，不要逼迫對方做決定，延遲定有延遲的理由，千萬不要操之過急。匯報時，要注意時間的控制，以免耽誤領(lǐng)導(dǎo)接下來的工作，如果領(lǐng)導(dǎo)有進一步探討的意愿，可以尊重對方繼續(xù)交流，即便自己還有更重要的事情，也應(yīng)該允許領(lǐng)導(dǎo)把話說完，然后再表明自己還有事情，看今天的匯報可否就此結(jié)束。離去時要禮貌地告辭 "耽誤X總您的時間了，那么我告辭了"。并將個人物品整理好帶走，包括自己用過的一次性紙杯、稿紙等，不要留一個凌亂的環(huán)境讓領(lǐng)導(dǎo)清理。
說有說的方法，聽自然也有聽的方法。作為領(lǐng)導(dǎo)，聽取員工的工作請示匯報，也是融洽彼此關(guān)系，展現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)才能的好機會。一個好的領(lǐng)導(dǎo)在聽取員工工作請示匯報時，也有一些注意事項。
第一，作為領(lǐng)導(dǎo)你不管多么繁忙，日理萬機，和員工約定的時間也要嚴格遵守。每一個員工都是企業(yè)里重要的人物，企業(yè)只有靠他們的努力工作才能創(chuàng)造價值，領(lǐng)導(dǎo)一個人的力量終究有限，即使有再好的管理才能，若無優(yōu)秀的員工支持也難成大業(yè)。身為領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，若想獲得員工的尊重與支持，就要尊重和支持員工的工作。即使有要事沒有處理完，也要提前告訴員工大概幾時會結(jié)束，請他等待一下，而不能無視員工的勞動，任憑他們無望地等待，或者走也不是等也不是。如果時間較長，要與員工商量另擇時間，不能讓員工長時間等待，感覺受了冷落。
第二，在傾聽匯報時，要保持良好的姿態(tài)。員工進來時要招呼入座，不能置之不理，讓對方自己訕訕地找位置坐下。領(lǐng)導(dǎo)本人要坐到椅子三分之二的位置，身體略微前傾，表現(xiàn)出積極的傾聽愿望，而不能傲慢地靠在椅子背上，微微抬起眼皮聽員工匯報。消極的傾聽姿態(tài)對員工是一種信心上的打擊，他可能因此緊張而無法準確地表達想法，從而影響匯報質(zhì)量。溫和的表情、偶爾的微笑、前傾的身體、適當?shù)狞c頭，是你對員工最好的鼓勵。
第三，要學(xué)會引導(dǎo)員工。有的員工可能匯報的時候過于啰嗦或者找不到重點，好的領(lǐng)導(dǎo)就應(yīng)該會引導(dǎo)員工，巧妙地轉(zhuǎn)換話題，進入自己感興趣的部分。當員工因為緊張而思路混亂時，你要利用適當?shù)奶釂枂l(fā)他，引導(dǎo)他說出自己的想法。當然，引導(dǎo)的方式有很多種，比如表情、手勢或是提問。最關(guān)鍵的，是領(lǐng)導(dǎo)在聽取時的態(tài)度，一個冷漠的領(lǐng)導(dǎo)，有再高超的提問技巧也很難聽到最真實的聲音。當領(lǐng)導(dǎo)的姿態(tài)給予員工莫大打擊的時候，他已經(jīng)沒有了表達的愿望，也就不會有什么精彩的匯報了。
人們常說，職場如戰(zhàn)場，因此身處職場的人，就必須時刻保持職業(yè)的警覺性，任何一個環(huán)節(jié)都有可能塑造或者毀壞你的形象。
對于員工而言，請示匯報工作就是樹立個人形象、展現(xiàn)良好素質(zhì)的機會；對于領(lǐng)導(dǎo)而言，面對面的接觸，使自己的領(lǐng)導(dǎo)形象獲得極大展示，也是一個不錯的機會。