關(guān)于開(kāi)會(huì)的個(gè)人感悟隨筆
編者按：參加工作后，你會(huì)遇上各式各樣的會(huì)議，開(kāi)會(huì)已經(jīng)是常態(tài)。今天我們就來(lái)聊聊開(kāi)會(huì)的一些問(wèn)題。
自打娘胎出生，已參加過(guò)各式各樣的會(huì)議，正式的非正式的，包括家長(zhǎng)會(huì)、座談會(huì)、溝通會(huì)、交流會(huì)、茶話會(huì)等等。名目之多讓人眼花繚亂，不知所以。自從從職能部門(mén)調(diào)往基層發(fā)展，每周的各種例會(huì)是必不可少的。今天就來(lái)談?wù)劰ぷ魃系臅?huì)議。
在學(xué)生年代，我主導(dǎo)的會(huì)議很多，也參加很多會(huì)議，可謂深受其害。每逢會(huì)議，巴不得盡快結(jié)束，把時(shí)間放在更為重要的和緊急的事上。在職能部門(mén)工作時(shí)，也許因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)是爽快人，至少我認(rèn)為還算是爽快的，我作為會(huì)議紀(jì)要人對(duì)會(huì)議的效果也是頗為滿意的，畢竟思路清晰，決策果斷。然而，也許是因?yàn)榛鶎庸芾碚叩乃接邢蓿吘惯@很大程度也是受學(xué)歷影響的。每逢開(kāi)會(huì)，作為會(huì)議紀(jì)要人的我可謂受盡煎熬，導(dǎo)致紀(jì)要做出來(lái)的效果不如人意。會(huì)議的目的達(dá)沒(méi)達(dá)到我不好意思說(shuō)，可是會(huì)議的效率真是讓人捉急。
1876年出版的《羅伯特議事規(guī)則》不清楚有多少人了解，這是由作者羅伯特編寫(xiě)的關(guān)于會(huì)議的規(guī)則的一本書(shū)。這本書(shū)我沒(méi)有詳細(xì)閱讀過(guò)，但是也略懂一二，有興趣可以翻看一下，同時(shí)建議你可以用「檢視閱讀」的方式進(jìn)行速讀，短時(shí)間內(nèi)也能獲益匪淺。我不打算在本文展開(kāi)關(guān)于這個(gè)議事規(guī)則的內(nèi)容，我想分享的是我的一些看法。一個(gè)組織當(dāng)面臨需要各級(jí)人員配合開(kāi)展工作，解決問(wèn)題的時(shí)候，會(huì)議便在所難免，也就是說(shuō)不開(kāi)會(huì)是不可能的。開(kāi)會(huì)不是問(wèn)題，問(wèn)題是怎么開(kāi)?
工作會(huì)議可以認(rèn)為基本由傳達(dá)和決策兩大部分組成。傳達(dá)比較好理解，決策則占比最重。我認(rèn)為有效的會(huì)議只需要搞清楚兩個(gè)W(what、why)、一個(gè)H(how)和一個(gè)T(target)這四元素就可以了，簡(jiǎn)稱WWHT。召開(kāi)會(huì)議意味著面臨或處于一個(gè)特定的情境下，那么這個(gè)情景是什么?這是第一個(gè)W。為什么會(huì)出現(xiàn)這種情況?這是第二個(gè)W。既然出現(xiàn)了這種情況，應(yīng)該怎么做?這是H。通過(guò)某種方法或措施，能達(dá)到什么目的?這是T。當(dāng)WWHT四個(gè)方面確定后，在下一次會(huì)議就可以開(kāi)展回顧了，而在執(zhí)行的過(guò)程，這四個(gè)元素同樣需要再次傳達(dá)并執(zhí)行，形成大家口中常講的閉環(huán)管理。
我們都很清楚會(huì)議的情況和實(shí)際環(huán)境是千變?nèi)f化的，但基本脫離不了這四個(gè)元素。把握好這四個(gè)元素，剩下的都是可免則免的。在我參加過(guò)這么多會(huì)議，我發(fā)現(xiàn)除了沒(méi)有很好把握這四元素的原因外，還有三個(gè)因素會(huì)嚴(yán)重影響會(huì)議效率，拖長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間。第一，會(huì)議內(nèi)容通知不明確，沒(méi)有會(huì)議提綱或相應(yīng)的資料;第二，會(huì)前沒(méi)有任何準(zhǔn)備，會(huì)中自然會(huì)拖沓說(shuō)不出所以然，也不可能拿出任何的措施，更談不上目標(biāo);第三，會(huì)議主持人和與會(huì)人的表達(dá)能力和理解能力。表達(dá)能力也分兩個(gè)方面，一方面是表述是否清晰，另一方面是表述是否簡(jiǎn)潔。而理解能力不對(duì)等自然需要花更多時(shí)間進(jìn)行溝通，這時(shí)表達(dá)能力又會(huì)產(chǎn)生影響，時(shí)間就這樣溜掉了。
影響會(huì)議效率的因素可能列一張A4紙也寫(xiě)不完，但是遵循好WWHT，跟著這個(gè)四個(gè)步驟走，效率會(huì)高一些。很多人都不知道開(kāi)會(huì)不但浪費(fèi)時(shí)間，還浪費(fèi)錢(qián)。打工的會(huì)慶幸還好浪費(fèi)是公司的錢(qián)，那當(dāng)老板的怎么想?在文末我想到了一個(gè)不一定恰當(dāng)?shù)睦樱合胂肽切┠晷綆装偃f(wàn)的CEO(可能還是美元)，時(shí)薪是你的多少倍?如果你認(rèn)為你的時(shí)間就值那么點(diǎn)錢(qián)，那就盡情揮霍吧。
趕緊散會(huì)，干活去吧!
作者：Drifter