關(guān)于開會的個人感悟隨筆
編者按：參加工作后，你會遇上各式各樣的會議，開會已經(jīng)是常態(tài)。今天我們就來聊聊開會的一些問題。
自打娘胎出生，已參加過各式各樣的會議，正式的非正式的，包括家長會、座談會、溝通會、交流會、茶話會等等。名目之多讓人眼花繚亂，不知所以。自從從職能部門調(diào)往基層發(fā)展，每周的各種例會是必不可少的。今天就來談?wù)劰ぷ魃系臅h。
在學(xué)生年代，我主導(dǎo)的會議很多，也參加很多會議，可謂深受其害。每逢會議，巴不得盡快結(jié)束，把時間放在更為重要的和緊急的事上。在職能部門工作時，也許因為領(lǐng)導(dǎo)是爽快人，至少我認為還算是爽快的，我作為會議紀要人對會議的效果也是頗為滿意的，畢竟思路清晰，決策果斷。然而，也許是因為基層管理者的水平有限，畢竟這很大程度也是受學(xué)歷影響的。每逢開會，作為會議紀要人的我可謂受盡煎熬，導(dǎo)致紀要做出來的效果不如人意。會議的目的達沒達到我不好意思說，可是會議的效率真是讓人捉急。
1876年出版的《羅伯特議事規(guī)則》不清楚有多少人了解，這是由作者羅伯特編寫的關(guān)于會議的規(guī)則的一本書。這本書我沒有詳細閱讀過，但是也略懂一二，有興趣可以翻看一下，同時建議你可以用「檢視閱讀」的方式進行速讀，短時間內(nèi)也能獲益匪淺。我不打算在本文展開關(guān)于這個議事規(guī)則的內(nèi)容，我想分享的是我的一些看法。一個組織當(dāng)面臨需要各級人員配合開展工作，解決問題的時候，會議便在所難免，也就是說不開會是不可能的。開會不是問題，問題是怎么開?
工作會議可以認為基本由傳達和決策兩大部分組成。傳達比較好理解，決策則占比最重。我認為有效的會議只需要搞清楚兩個W(what、why)、一個H(how)和一個T(target)這四元素就可以了，簡稱WWHT。召開會議意味著面臨或處于一個特定的情境下，那么這個情景是什么?這是第一個W。為什么會出現(xiàn)這種情況?這是第二個W。既然出現(xiàn)了這種情況，應(yīng)該怎么做?這是H。通過某種方法或措施，能達到什么目的?這是T。當(dāng)WWHT四個方面確定后，在下一次會議就可以開展回顧了，而在執(zhí)行的過程，這四個元素同樣需要再次傳達并執(zhí)行，形成大家口中常講的閉環(huán)管理。
我們都很清楚會議的情況和實際環(huán)境是千變?nèi)f化的，但基本脫離不了這四個元素。把握好這四個元素，剩下的都是可免則免的。在我參加過這么多會議，我發(fā)現(xiàn)除了沒有很好把握這四元素的原因外，還有三個因素會嚴重影響會議效率，拖長會議時間。第一，會議內(nèi)容通知不明確，沒有會議提綱或相應(yīng)的資料;第二，會前沒有任何準備，會中自然會拖沓說不出所以然，也不可能拿出任何的措施，更談不上目標;第三，會議主持人和與會人的表達能力和理解能力。表達能力也分兩個方面，一方面是表述是否清晰，另一方面是表述是否簡潔。而理解能力不對等自然需要花更多時間進行溝通，這時表達能力又會產(chǎn)生影響，時間就這樣溜掉了。
影響會議效率的因素可能列一張A4紙也寫不完，但是遵循好WWHT，跟著這個四個步驟走，效率會高一些。很多人都不知道開會不但浪費時間，還浪費錢。打工的會慶幸還好浪費是公司的錢，那當(dāng)老板的怎么想?在文末我想到了一個不一定恰當(dāng)?shù)睦樱合胂肽切┠晷綆装偃f的CEO(可能還是美元)，時薪是你的多少倍?如果你認為你的時間就值那么點錢，那就盡情揮霍吧。
趕緊散會，干活去吧!
作者：Drifter