一、系統(tǒng)分析 
　　1、審批文件包括很多種文件。這里僅包括機構內部征詢領導意見、看法，獲得領導批復的申請、請示，報告等文件。 
　　2、審批文件包括的類型有：領用申請，問題請示，傳閱報告等 
　　3、通用文件審批管理應能適用不同的機構設置，不同的文件審批，不同的審批流程等情況，而不需要修改程序。 
　　4、通用審批流程應能處理各種特殊審批情況，通過用戶自定義實現(xiàn)未知審批流程。 
二、流程定義 
　　1、設計流程包括：預定義流程，自定義流程。 
　　2、預定義流程是系統(tǒng)管理員預先設定好的審批流程，包括流程名稱，類型，適用部門，是否允許修改等設置，或者也可以來自用戶自定義流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員確定保留的流程；自定義流程是用戶在草擬或審批文件時臨時生成的審批流程。 　　    3、預定義流程和自定義流程的區(qū)別是，預定義流程的通過角色再確定審批人員流轉，自定義流程則直接輸入審批人姓名進行流轉。 
　　4、流程角色是根據(jù)用戶的職務獲得真實用戶名稱，包括： 
　　 申請人：草擬審批文件的人員 
　　 申請人部門經(jīng)理：申請人所在部門的負責人 
　　 指定部門經(jīng)理：當人事、資金等審批時，需要征詢有關部門意見，如人事部、財務部等 
　　 分管副總經(jīng)理：負責管理該類審批的副總經(jīng)理 
　　 副總經(jīng)理秘書：當需要多個副總經(jīng)理審批時，由副總經(jīng)理秘書負責協(xié)調 
　　 總經(jīng)理秘書：對需要總經(jīng)理批復的審批，由總經(jīng)理秘書決定是否提交，防止總經(jīng)理批復不必要的審批文件 

　　 總經(jīng)理：決定審批文件的最后處理意見 
　　 其他人：其他可能需要提交審批人 
　　5、預定義流程就是各種流程角色任意組合。 
三、審批流程 
　　1、用戶草擬文件，包括文件標題、類型、內容等，根據(jù)審批的情況不同將要求輸入不同的內容。 
　　2、通過文件類型選擇文件審批的預定義流程，系統(tǒng)根據(jù)用戶的部門和職務獲得審批人姓名，流轉到審批人的待辦事宜中，并通知審批人。 
　　3、或用戶可以自定義流程，直接輸入審批人姓名，審批文件按用戶自定義的流程流轉，可以通過審批類型設置用戶是否有權限自定義或更改審批流程。 
　　4、審批人從待辦事宜，收件箱或直接審批文件數(shù)據(jù)庫中獲得需要審批的文件，根據(jù)審批文件的內容決定： 
　　　回退給上個審批人或申請人 
　　　提交其他人征詢相關意見，相關人員輸入意見后，返回給審批人，重復第四步。 
　　　在權利范圍內修改審理流程，決定以后的審批人 
　　　按預定流程進行，如果是最后一個審批人，則將文件審批結果返回給申請人。 
　　5、根據(jù)審批文件的重要性決定是否歸檔保存，以及保存的時間等。 

四、設計要求 

　　1、申請人提交申請后，將不能修改內容，但可以查閱審批狀態(tài)，且可以發(fā)送催辦通知，且可以設置每次流轉時是否需要通知申請人當前審批狀態(tài)。 

　　2、如果審批人在指定的天數(shù)后沒有審批文件，可以在流程設置中設置： 

　　　　作為拒絕審批，回退給申請人 

　　　　跳過當前審批人，直接傳閱給下一個審批人審批 

　　　　指派其他人代其審批文件 

　　3、審批人在輸入審批意見時可以設置： 

　　　　允許查閱審批意見的人員，如人事任免申請等 

　　　　審批結束時是否需要獲得通知