《如何做會計工作》－－ 建賬篇

建帳篇
一個企業(yè)至少應(yīng)該設(shè)置幾冊帳？
至少應(yīng)設(shè)置四冊帳:一冊現(xiàn)金日記帳；一冊銀行存款日記帳；一冊總分類帳；一冊活頁明細帳。
其中，活頁明細帳主要包括：庫存材料分類帳（收、發(fā)、存數(shù)量金額式）；庫存材料多欄式分類帳（收、發(fā)、存數(shù)量金額式）；低值易耗品明細分類帳（在庫、在用）；材料采購明細帳；材料成本差異明細帳；分期收款發(fā)出商品明細帳；委托加工存貨明細帳；固定資產(chǎn)明細分類帳（登記設(shè)備與計算折舊）；生產(chǎn)成本明細帳；制造費用明細帳；管理費用明細帳；銷售費用明細帳；經(jīng)營費用明細帳；工資明細帳；產(chǎn)品銷售明細帳；應(yīng)交增值稅明細帳。
　　什么是建帳？建帳的基本程序是什么？
　新建單位和原有單位在年度開始時，會計人員均應(yīng)根據(jù)核算工作的需要設(shè)置應(yīng)用帳簿，即平常所說的“建帳”。
　　建帳的基本程序是：
　　第一步：按照需用的各種帳簿的格式要求，預(yù)備各種帳頁，并將活頁的帳頁用帳夾裝訂成冊。
　　第二步：在帳簿的“啟用表”上，寫明單位名稱、帳簿名稱、冊數(shù)、編號、起止頁數(shù)、啟用日期以及記帳人員和會計主管人員姓名，并加蓋名章和單位公章。記帳人員或會計主管人員在本年度調(diào)動工作時，應(yīng)注明交接日期、接辦人員和監(jiān)交人員姓名，并由交接雙方簽名或蓋章，以明確經(jīng)濟責任。
　　第三步：按照會計科目表的順序、名稱，在總帳帳頁上建立總帳帳戶；并根據(jù)總帳帳戶明細核算的要求，在各個所屬明細帳戶上建立二、三級……明細帳戶。原有單位在年度開始建立各級帳戶的同時，應(yīng)將上年帳戶余額結(jié)轉(zhuǎn)過來。
第四步：啟用訂本式帳簿，應(yīng)從第一頁起到最后一頁止順序編定號碼，不得跳頁、缺號；使用活頁式帳簿，應(yīng)按帳戶順序編本戶頁次號碼。各帳戶編列號碼后，應(yīng)填“帳戶目錄”，將帳戶名稱頁次登入目錄內(nèi)，并粘貼索引紙(帳戶標簽)，寫明帳戶名稱，以利檢索。
　　會計憑證設(shè)計的原則是什么？
會計憑證設(shè)計，就是根據(jù)被設(shè)計單位實際情況，對憑證的種類、內(nèi)容、用途、格式、傳遞程序作出科學(xué)的規(guī)劃，繪制出科學(xué)、規(guī)范的格式，以便為完整、及時、真實地記錄經(jīng)濟活動提供所需要的信息載體。同時在設(shè)計會計憑證時，還需考慮憑證的整理、審核、保管等問題，總的來說，會計憑證設(shè)計應(yīng)遵循以下原則：
（1）清晰性原則。原始憑證是對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的寫實，記帳憑證是對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的科學(xué)分類，故清晰性原則的含義是：①能全面反映經(jīng)濟活動的真實情況，例如經(jīng)濟活動的發(fā)生時間、地點、內(nèi)容、責任等情況，使人們一看便知而不致產(chǎn)生疑問；②憑證要素齊全，例如對外原始憑證中應(yīng)設(shè)計憑證名稱、填制日期、填制單位、接受單位、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價、計量單位、金額大寫與小寫、填制人簽章等內(nèi)容；③中心內(nèi)容或主要內(nèi)容應(yīng)排列在憑證的重要位置；④對記帳憑證而言，科目對應(yīng)關(guān)系要清楚，不僅要有總帳科目的位置，還要有明細科目的位置；⑤顏色顯明、易于區(qū)分不同用途的聯(lián)次，如收款收據(jù)一般為三聯(lián)，第一聯(lián)給交款人，第二聯(lián)記帳，第三聯(lián)為存根，各聯(lián)顏色應(yīng)有明顯區(qū)別并標明各聯(lián)聯(lián)次。
（2）經(jīng)濟性原則。經(jīng)濟性原則要求設(shè)計者做到：①盡量考慮一證兩用或多用，以節(jié)約紙張和減少數(shù)字的轉(zhuǎn)抄。如借款憑證代付款憑證，銀行各種結(jié)算憑證既是原始憑證又是記帳憑證等；②憑證面積以能充分反映業(yè)務(wù)內(nèi)容為原則，不宜過大或過小，過大浪費紙張，增加了印刷成本，過小不便于保管；③專用憑證的常用項目應(yīng)事先印刷在憑證上，以免手寫耽誤時間且影響整潔和美觀。
（3）統(tǒng)一性原則。統(tǒng)一性原則要求，憑證的內(nèi)容和格式應(yīng)盡量做到統(tǒng)一和標準化。全國性使用的憑證如車船票、機票、增值稅專用發(fā)票等，有關(guān)部門設(shè)計時應(yīng)做到全國統(tǒng)一，不能大小不一、內(nèi)容不一。一個單位內(nèi)部使用的憑證更應(yīng)做到標準化，例如收款憑證中會計科目欄稱總帳科目，而付款憑證中該欄又稱一級科目，或者收款憑證面積大，付款憑證面積小，都是不符合統(tǒng)一性原則的。貫徹統(tǒng)一性原則不僅使憑證內(nèi)容更清晰，同時也便于裝訂和歸檔保存，還有利于機械化操作和在全國范圍內(nèi)傳遞及使用信息。
（4）有利于加強經(jīng)濟核算和內(nèi)部控制原則。
自制的許多原始憑證是為加強經(jīng)濟核算和企業(yè)內(nèi)部管理服務(wù)的，設(shè)計時應(yīng)充分注意貫徹這一原則。例如職工考勤表、產(chǎn)品加工單、工時記錄、停工記錄、產(chǎn)量記錄、管理費用分配卡等等的設(shè)計，都要便于各種核算、控制、分析和檢查，滿足管理需要和內(nèi)部控制的需要。
原始憑證怎樣設(shè)計？
原始憑證按其來源不同，分為自制憑證和外來憑證兩種。對于外來憑證，不在企業(yè)會計制度設(shè)計的范圍之內(nèi)。因而原始憑證的設(shè)計側(cè)重于自制原始憑證的設(shè)計。
在設(shè)計自制原始憑證時，應(yīng)著重考慮下列幾個問題：每一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時需要記錄哪些方面的內(nèi)容；處理各類經(jīng)濟業(yè)務(wù)分別需要經(jīng)由哪些手續(xù)；據(jù)以編制記帳憑證或登記分類帳、日記帳時各有哪些要求；審核原始憑證應(yīng)把握哪些要件等。據(jù)此規(guī)定原始憑證設(shè)計的種類、內(nèi)容、格式和聯(lián)次等。
原始憑證設(shè)計的基本內(nèi)容包括：原始憑證的名稱；接受憑證單位的名稱；填制憑證的日期；經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容摘要；經(jīng)濟業(yè)務(wù)所涉及到的數(shù)量、單價和金額；填制憑證單位、人員的簽章；憑證的編號；憑證的聯(lián)次、附件等。
設(shè)計原始憑證的基本步驟包括以下五個方面：
第一， 確定所需原始憑證的種類。
第二， 明確各種原始憑證的用途。
第三， 擬定原始憑證的格式。
第四， 規(guī)定原始憑證的傳遞程序。
第五， 嚴格原始憑證的保管制度。
在原始憑證設(shè)計過程中，還應(yīng)注意遵循下列要求：
第一， 要適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的特點，兼顧統(tǒng)計部門、業(yè)務(wù)部門以及其他有關(guān)部門對業(yè)務(wù)管理的具體要求；
第二， 要適應(yīng)企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置和人員分工情況，貫徹內(nèi)部控制制度，加強各業(yè)務(wù)部門和經(jīng)辦人員的責任意識，防止錯誤及舞弊行為；
第三， 要保證會計憑證簡便易行，促使會計信息及時、高效傳遞；
第四，要正確處理好借鑒與改進的關(guān)系，尤其對于有統(tǒng)一規(guī)范格式的原始憑證，如非必要應(yīng)盡量采用，以簡化設(shè)計工作，保證會計實務(wù)規(guī)范統(tǒng)一。
以下存貨收發(fā)業(yè)務(wù)為例說明有關(guān)原始憑證的設(shè)計。
記錄存貨收發(fā)的原始憑證如原材料入庫單、領(lǐng)料單、材料耗用匯總表、產(chǎn)成品入庫單、銷貨發(fā)票等。其格式見表2-1、表2-2、表2-3。
表2-1 材料入庫單
材料類別： 年 月 日 第 號
供應(yīng)單位
材料名稱
編號
規(guī)格
單位
數(shù)量
單價
金額
合同數(shù)量
保管倉庫號：
合計
備注： 表2-2 限額領(lǐng)料單
年 月 日 限額 材料名稱： 規(guī)格： 編號： 日期 領(lǐng)用數(shù) 累計領(lǐng)用 節(jié)約或超支 領(lǐng)料人 發(fā)料人 數(shù)量 單價 金額 表2-3 材料耗用匯總表
年 月 日 耗用產(chǎn)品或部門 領(lǐng)料單張數(shù) 數(shù)量 單 價 金 額 實際價 計劃價 實際價 計劃價
a產(chǎn)品
b產(chǎn)品
c產(chǎn)品
管理部門
車間耗用
其他部門
合 計 表2-1中的單價指實際單價，“備注”欄登記驗收情況，如短缺、盈余、質(zhì)量是否相符等�！昂贤瑪�(shù)量”欄可記錄合同中規(guī)定的數(shù)量和質(zhì)量(如一等品、合格品等)，以便與實收情況比較。
表2-2在右上角有限額記錄，若本月合計領(lǐng)用數(shù)低于限額則為節(jié)約，反之為超支，記入“節(jié)約或超支”欄，超支用“－”號表示，每次領(lǐng)用都必須由領(lǐng)料人和發(fā)料人簽章。
表3-3若領(lǐng)用某種材料，則可列示實際單價和計劃單價，若領(lǐng)用多種材料，則可只填實際價或計劃價，“實際金額”和“計劃金額”兩欄是匯總數(shù)字，無論領(lǐng)用一種或多種材料都可填列。
記帳憑證怎樣設(shè)計？
記帳憑證的設(shè)計與記帳方法的采用密切相關(guān)，根據(jù)《企業(yè)會計準則》的要求，應(yīng)在借貸記帳法的基礎(chǔ)之上設(shè)計記帳憑證。
記帳憑證設(shè)計的基本內(nèi)容包括：記帳憑證的名稱；填制憑證的日期；經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要；會計科目(包括明細科目)的名稱和方向；金額；憑證編號；憑證所附原始憑證的件數(shù)；有關(guān)經(jīng)辦人員和主管人員的簽章等。
記帳憑證設(shè)計的基本步驟與原始憑證設(shè)計的基本步驟大致相同。首先，需要確定使用記帳憑證的種類。一個單位究竟設(shè)計什么樣的記帳憑證，不能一概而論，只能根據(jù)事前調(diào)查的內(nèi)容和已設(shè)計的會計帳務(wù)處理程序以及企業(yè)活動的特點來決定。如果是小型企事業(yè)單位，且設(shè)計的帳務(wù)處理程序記帳憑證帳務(wù)處理程序或日記總帳帳務(wù)處理程序，則可選擇通用記帳憑證格式（表2-4）；如果是大中型企業(yè)，且設(shè)計的帳務(wù)處理程序是憑證匯總的帳務(wù)處理程序(科目匯總表帳務(wù)處理程序和匯總記帳憑證帳務(wù)處理程序)，則應(yīng)選擇專用記帳憑證（收、付、轉(zhuǎn)憑證）和匯總記帳憑證兩種格式（表2-5，表2-6，表2-7，表2-8）；如果已設(shè)計的帳務(wù)處理程序是利用帳戶匯總的處理程序，也應(yīng)選擇專用記帳憑證格式。此外，有些特殊業(yè)務(wù)還可以以單代證，即以原始憑證代替憑證（表2-9，表2-10，表2-11）。顯然，只要確定了選用記帳憑證的種類，記帳憑證的用途也就隨之確定下來了。緊接著就是根據(jù)記帳憑證的種類和用途，分別繪制憑證的樣式，以確定記帳憑證的內(nèi)容、格式及規(guī)模大小。（記帳憑證從填制到復(fù)核，直到據(jù)以登記有關(guān)帳簿，也涉及到一個憑證傳遞程序的問題，這個問題將在“報表篇”賬務(wù)處理程序中介紹。）最后，記帳憑證及所附原始憑證的保管制度也是記帳憑證設(shè)計時應(yīng)考慮的基本內(nèi)容之一。記帳憑證應(yīng)定期裝訂成冊，在法定期限內(nèi)指定專人妥為保管，期限屆滿再按規(guī)定程序銷毀。
設(shè)計記帳憑證時，應(yīng)考慮下列要求：
第一，要保證記帳憑證能在記賬工作中起到分錄指示作用，有關(guān)的借貸雙方科目欄次應(yīng)清晰醒目，簡單明了；
第二，應(yīng)反映填制、審核、主管等不同崗位人員的簽章，以便減少錯弊，加強內(nèi)部牽制，保證經(jīng)濟業(yè)務(wù)和會計工作的合法合規(guī)性；
第三，記帳憑證必須附有原始憑證，作為書面依據(jù)，記帳憑證中應(yīng)有標明所附原始憑證數(shù)量、概況的節(jié)目，以便查閱、核對；
第四，記帳憑證的設(shè)計應(yīng)貫徹《會計法》和《企業(yè)會計準則》的要求，一律采用借貸復(fù)式記帳法，以便規(guī)范企業(yè)的會計行為；
第五，記帳憑證的基本格式已經(jīng)約定俗成，除非十分必要，企業(yè)可盡量采用國家有關(guān)部門統(tǒng)一印制的記帳憑證，以簡化設(shè)計工作，節(jié)約人力物力。
表2-4 記 帳 憑 證 （通用）
年 月 日 字 號 摘 要 借方科目 金 額 貸方科目 附件 張 一級 二級 一級 二級 合 計 合 計 記帳： 出納： 審核： 制證：
表2-5 收 款 憑 證
借： 年 月 日 字 號 摘 要 貸方一級科目 明細科目 金 額 附件 張 合 計 記帳： 出納： 審核： 制證：
表2-6 付 款 憑 證
貸： 年 月 日 字 號 摘 要 借方一級科目 明細科目 金 額 附件 張 合 計 記帳： 出納： 審核： 制證：
表2-7 轉(zhuǎn) 帳 憑 證
年 月 日 字 號 摘 要 借方科目 貸方科目 附件 張 一級科目 明細科目 一級科目 明細科目 合 計 記帳： 出納： 審核： 制證：
表2-8 匯 總 記 帳 憑 證
年 月 日 匯字 號 借方科目 金 額 貸方科目 金 額 附件 張
合計 審核： 制表：
表2-9 收 據(jù)
（代收款憑證）
借：現(xiàn)金 年 月 日 字 號
付款單位或人員 附件 張
收款事由：
數(shù)量
金額
合計 收款人： 審核： 制證： 出納：
表2-10 借款單（代付款憑證）
借款單位
借款人姓名 附件 張
借款事由 摘 要 借方科目 金額 領(lǐng)導(dǎo)批示 一級科目 二級科目 審核： 制證： 出納：
表2-11： 差旅費報銷單（代記帳憑證）
年 月 日填制 字 號 借方科目 貸方科目 金額附件張姓名 出差事由 起止時間與地點 月 日 起點 月 日終點 交通工具金額其他項目金額合計金額（人民幣大寫） ￥：預(yù)借金額 結(jié)算后應(yīng)退結(jié)算后補領(lǐng)主管審批： 財務(wù)審核： 報銷人：
　　總帳怎樣設(shè)置？
　　總帳，又稱總分類帳，一般采用三欄式(見表2-12)，也可采用雙欄式(見表2-13)、棋盤式(見表2-14)，除此之外，還可結(jié)合各種形式的匯總，而采用多欄式(例如日記總帳)。其中三欄式是普遍采用的基本格式；雙欄式僅適用于期末沒有余額的虛帳戶(收入、費用等暫記性、過渡性帳戶)；棋盤式的分類帳有利于體現(xiàn)帳戶間的對應(yīng)關(guān)系，但帳頁龐大，工作量也很大，僅適用于業(yè)務(wù)量少、運用科目也少的企業(yè)。
表2-12 總分類帳
帳戶名稱：   第 頁 年 憑 證 摘 要 借方金額 貸方金額 借或貸 余 額 月 日 字 號 表2-13 總分類帳
年 月
帳戶名稱：   第 頁 年 憑 證 摘 要 借方金額 貸方金額 月 日 字 號 表2-14 總分類帳
年 月
第 頁
借方
貸方 甲科目 乙科目 … … … 貸方余額 甲科目 乙科目 … … 借方發(fā)生額 貸方發(fā)生額 月初余額 借方 貸方 月末余額 借方 貸方