工作計(jì)劃之工作進(jìn)度（when）
有了計(jì)劃的內(nèi)容，分工和工作的方法，那么計(jì)劃的有效進(jìn)行及完成就是最后的關(guān)鍵了。甘特圖就是制定計(jì)劃進(jìn)度的好方法。
按照工作計(jì)劃整體的部署，進(jìn)度是很關(guān)鍵的一部分。它的如期完成對(duì)公司，對(duì)客戶都是至關(guān)重要的。進(jìn)度也可以細(xì)分，達(dá)到某一工作方法，某一項(xiàng)目的完成，學(xué)會(huì)某種技能也是屬于進(jìn)度的一部分。
進(jìn)度的有效安排對(duì)計(jì)劃的重要性不言而喻。其實(shí)計(jì)劃就包含兩個(gè)方面：1.計(jì)劃的行動(dòng)。2.計(jì)劃完成行動(dòng)的時(shí)間。合理的進(jìn)度安排對(duì)計(jì)劃的促進(jìn)有很好的推動(dòng)作用。制定計(jì)劃的時(shí)間應(yīng)該考慮這些因素：
階段性目標(biāo)的完成情況
公司領(lǐng)導(dǎo)，同事對(duì)上一階段情況的認(rèn)同程度
客戶對(duì)某一階段工作的評(píng)價(jià)
符合公司，企業(yè)的整體戰(zhàn)略發(fā)展需要
有效排除風(fēng)險(xiǎn)的次數(shù)
以下是一個(gè)項(xiàng)目管理的進(jìn)度管理案例：
項(xiàng)目經(jīng)理與客戶簽訂開發(fā)合同之后，接下來(lái)的工作就是組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、繪制專業(yè)領(lǐng)域技術(shù)編制表、建立工作分析結(jié)構(gòu)（WBS）以及項(xiàng)目組成員的責(zé)任矩陣，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行工期和預(yù)算的分?jǐn)�，也就是制定�?xiàng)目的進(jìn)度和成本計(jì)劃。
成員能力評(píng)估
為了讓項(xiàng)目組成員各負(fù)其責(zé)，行文確定他們?cè)陧?xiàng)目組里分擔(dān)的責(zé)任是很重要的。比較有效的方法是繪制技術(shù)編制表及責(zé)任表。在項(xiàng)目開始時(shí)就要恰當(dāng)?shù)卮钆浜萌藛T、技術(shù)及工作任務(wù)。隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，有可能必須把已分的工作再細(xì)分或進(jìn)行新的調(diào)整，為此，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該清楚地了解項(xiàng)目組成員各自掌握的技術(shù)。
首先，我們可以繪制技術(shù)編制表（表1），為項(xiàng)目組人員打分，其方法是按照對(duì)專業(yè)領(lǐng)域的熟悉程度打分。例如，將專業(yè)領(lǐng)域分為五個(gè)：系統(tǒng)分析員、程序員、測(cè)試工程師、硬件工程師、數(shù)據(jù)庫(kù)管理員，并將最高分定為5分。隨后根據(jù)每個(gè)成員對(duì)上述專業(yè)領(lǐng)域的熟悉程度打分，熟悉程度越高，打分越高。如此一來(lái)，就可以對(duì)項(xiàng)目組人員及技術(shù)狀況一目了然，并據(jù)此分配工作。
技術(shù)編制表繪制完成之后，項(xiàng)目經(jīng)理就可以根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際需求來(lái)繪制責(zé)任表（表2）。該表是項(xiàng)目主管與項(xiàng)目組成員之間的工作合同文件，也是進(jìn)行人員任用或讓其承諾某項(xiàng)工作的重要手段。
在表2中，P表示“負(fù)主要責(zé)任”，S表示“負(fù)輔助責(zé)任”。每項(xiàng)任務(wù)只需要一個(gè)人負(fù)主要責(zé)任，但可以安排幾個(gè)項(xiàng)目組成員輔助他。
表1 專業(yè)領(lǐng)域技術(shù)編制表
表2 項(xiàng)目組成員責(zé)任表
工期與預(yù)算分?jǐn)?/p>
責(zé)任表一旦建立，就可以進(jìn)行項(xiàng)目各建設(shè)活動(dòng)的工期估計(jì)和預(yù)算分?jǐn)偣烙?jì)。工期估計(jì)和預(yù)算分?jǐn)偣烙?jì)可以采用兩種辦法：其一是自上而下法，即在項(xiàng)目建設(shè)總時(shí)間和總成本之內(nèi)按照每一工作包的相關(guān)工作范圍來(lái)考察，按項(xiàng)目總時(shí)間或總成本的一定比例分?jǐn)偟礁鱾�(gè)工作包中；其二是自下而上法，由每一工作包的具體負(fù)責(zé)人進(jìn)行工期和預(yù)算估計(jì)，然后再進(jìn)行平衡和調(diào)整。
經(jīng)驗(yàn)表明，讓某項(xiàng)工作的具體負(fù)責(zé)人進(jìn)行估計(jì)是較好的方法，因?yàn)檫@樣做既可以得到該負(fù)責(zé)人的承諾，對(duì)他產(chǎn)生有效的參與激勵(lì)，又可以減少由項(xiàng)目經(jīng)理獨(dú)自估計(jì)所有活動(dòng)的工期所產(chǎn)生的偏差。
在上述估計(jì)的基礎(chǔ)上，項(xiàng)目經(jīng)理完成各工期的累計(jì)和分?jǐn)傤A(yù)算的累計(jì)，并與項(xiàng)目總建設(shè)時(shí)間和總成本進(jìn)行比較，根據(jù)一定的規(guī)則進(jìn)行調(diào)整。
實(shí) 例
這里用一個(gè)具體例子來(lái)說(shuō)明項(xiàng)目成本和進(jìn)度的計(jì)劃安排過(guò)程。
假設(shè)某企業(yè)準(zhǔn)備開發(fā)一個(gè)客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，合同雙方將系統(tǒng)交付使用作為項(xiàng)目終結(jié)的依據(jù)，雙方同意維護(hù)期間費(fèi)用另行支付。經(jīng)測(cè)算，該項(xiàng)目總開發(fā)工作量為4人年，項(xiàng)目總開發(fā)時(shí)間為50周，項(xiàng)目總成本（包括軟件開發(fā)成本、硬件成本和開發(fā)中的其他成本）為100萬(wàn)元人民幣。
根據(jù)相關(guān)的責(zé)任矩陣，項(xiàng)目經(jīng)理繪制了項(xiàng)目的甘特圖（圖1）。圖中將該項(xiàng)目劃分為六大活動(dòng)，并明確了各活動(dòng)的工期：系統(tǒng)規(guī)劃（5周）、系統(tǒng)分析（10周）、系統(tǒng)設(shè)計(jì)（10周）、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)（15周）、系統(tǒng)測(cè)試（8周）和系統(tǒng)轉(zhuǎn)換（5周）。
圖1 客戶關(guān)系信息系統(tǒng)項(xiàng)目甘特圖
上述六大活動(dòng)又細(xì)分為22項(xiàng)小活動(dòng)，各項(xiàng)小活動(dòng)之間的順序關(guān)系以及每項(xiàng)小活動(dòng)的工期估計(jì)和預(yù)算分?jǐn)偣烙?jì)如表3所示。在此基礎(chǔ)上，可以畫出該項(xiàng)目的網(wǎng)絡(luò)圖（圖2）。
圖2 客戶關(guān)系信息系統(tǒng)項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖
到此為止，已經(jīng)估計(jì)出該項(xiàng)目中每項(xiàng)活動(dòng)的工期和項(xiàng)目的總時(shí)間。為了確定這些活動(dòng)是否能在要求的時(shí)間內(nèi)完成，我們必須計(jì)算出一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，為每項(xiàng)活動(dòng)的執(zhí)行提供時(shí)間表，這個(gè)時(shí)間表主要解決以下兩個(gè)問(wèn)題：
1.最早開始時(shí)間（ES）和最早結(jié)束時(shí)間（EF）
它們是指在項(xiàng)目合同開始時(shí)間的基礎(chǔ)上，每項(xiàng)活動(dòng)能夠開始和完成的最早時(shí)間。ES和EF是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)圖的正向計(jì)算得到的，即從項(xiàng)目開始沿網(wǎng)絡(luò)圖到項(xiàng)目完成的累計(jì)時(shí)間。
2.最遲開始時(shí)間（LS）和最遲結(jié)束時(shí)間（LF）
分別指為了在項(xiàng)目合同要求完工時(shí)間內(nèi)完成項(xiàng)目，每項(xiàng)活動(dòng)必須開始和完成的最遲時(shí)間。LF和LS可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)圖反向推算得出，即從項(xiàng)目完成沿網(wǎng)絡(luò)圖到項(xiàng)目開始進(jìn)行推算。
在此基礎(chǔ)上，可以繪制出附有開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間的進(jìn)度時(shí)間表（表4）。在網(wǎng)絡(luò)圖中也可標(biāo)出每項(xiàng)活動(dòng)的上述四個(gè)時(shí)間（參照?qǐng)D2中每個(gè)活動(dòng)描述框四個(gè)角上的數(shù)據(jù)）。
在這個(gè)客戶關(guān)系管理項(xiàng)目中，表4中最后一項(xiàng)活動(dòng)“準(zhǔn)備系統(tǒng)轉(zhuǎn)換報(bào)告”的最早結(jié)束時(shí)間和項(xiàng)目要求完工時(shí)間之間有9天的差距，這個(gè)差距叫做“總時(shí)差”，有時(shí)也叫“浮動(dòng)量”�？倳r(shí)差可以用每項(xiàng)活動(dòng)的最遲結(jié)束（開始）時(shí)間減去它的最早結(jié)束（開始）時(shí)間算出，即：
總時(shí)差＝LF-EF 或 總時(shí)差＝LS-ES
如果某項(xiàng)活動(dòng)的總時(shí)差為正值，表明該項(xiàng)活動(dòng)花費(fèi)時(shí)間總量可以適當(dāng)延長(zhǎng)，而不必?fù)?dān)心會(huì)出現(xiàn)在要求完工時(shí)間內(nèi)活動(dòng)無(wú)法完成的窘?jīng)r。反之，如果總時(shí)差為負(fù)值，則表明該項(xiàng)活動(dòng)要加速完成以減少花費(fèi)的時(shí)間。在本例中，項(xiàng)目的總時(shí)差為負(fù)值（參見表4），表明完成這個(gè)項(xiàng)目缺少時(shí)間余量。
要較好地控制項(xiàng)目進(jìn)度，必須找到項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖中的關(guān)鍵路徑。在一個(gè)較大的網(wǎng)絡(luò)圖中，從開始到完成可以有很多條路徑，一些路徑總時(shí)差可能為正，另一些可能為負(fù)。那些總時(shí)差為正的路徑有時(shí)被稱為非關(guān)鍵路徑，而那些總時(shí)差為零或負(fù)值的路徑被稱為關(guān)鍵路徑。
由于客戶關(guān)系信息系統(tǒng)整個(gè)項(xiàng)目的總時(shí)差為-9，也就是說(shuō)，開發(fā)本項(xiàng)目需要59周，而不是合同規(guī)定的50周。我們從表3中也看到項(xiàng)目各活動(dòng)預(yù)算分?jǐn)偫塾?jì)的最后結(jié)果是102萬(wàn)元，而不是合同規(guī)定的100萬(wàn)元。
面對(duì)這種情況，項(xiàng)目經(jīng)理需要與各活動(dòng)的負(fù)責(zé)人特別是關(guān)鍵路徑上的負(fù)責(zé)人進(jìn)一步核實(shí)，看是否能壓縮相應(yīng)工期和預(yù)算分?jǐn)偅缓髮?duì)進(jìn)度和成本計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。在本例中，假設(shè)各負(fù)責(zé)人均表示已經(jīng)沒有壓縮的可能，那么，項(xiàng)目經(jīng)理就需要向項(xiàng)目建設(shè)的委托方申請(qǐng)將項(xiàng)目建設(shè)總時(shí)間延長(zhǎng)到59周。當(dāng)然，也可以采取折衷辦法：一邊申請(qǐng)延期，一邊調(diào)整進(jìn)度計(jì)劃。
至于費(fèi)用，除非嚴(yán)重超過(guò)合同款項(xiàng)或者合同中的預(yù)算被嚴(yán)重低估，否則，合同雙方很難再就合同款項(xiàng)進(jìn)行談判。比如本例中僅超過(guò)2萬(wàn)元，占合同總價(jià)款的2%，就只能在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成本的內(nèi)部控制上下功夫了。
上面提到的進(jìn)度表、網(wǎng)絡(luò)圖以及預(yù)算分?jǐn)偅坏梢栽诨顒?dòng)層進(jìn)行，而且每項(xiàng)活動(dòng)的負(fù)責(zé)人也可以將自己負(fù)責(zé)的活動(dòng)進(jìn)行分解，在活動(dòng)內(nèi)部使用上述計(jì)劃方法。
表3 活動(dòng)列表、緊前工序、工期估計(jì)和預(yù)算分?jǐn)偣烙?jì)
表4 客戶關(guān)系信息系統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)度表