涉外郵件社交禮儀

　　對于工作中的涉外郵件，我們應該特別注意涉外郵件的社交禮儀。那么涉外郵件社交禮儀知識有哪些呢?以下是第一范文網(wǎng)小編為大家整理的，有關涉外郵件的社交禮儀，希望大家喜歡。

涉外郵件社交禮儀

　　主題

　　不要空白標題但且不宜冗長，要能反映文章的內容和重要性;一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理;

　　回復對方郵件時，可以根據(jù)回復內容需要更改標題，不要RE、 RE一大串，容易給人留下隨意不嚴謹印象。

　　稱呼與問候

　　恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。在清楚對方姓名的時候可稱呼：Dear Mr./Ms.[姓];不知道姓名的情況下稱呼：Dear sir/Madam.

　　開頭結尾都有問候語

　　最簡單的開頭寫一個“Hi”，結尾寫“Best Regards”或者“Sincerely”、 “Best regards”、 “Best wishes”、 “Kind regards”、 “Salutations”、 “Yours Truly······”

　　正文

　　Email正文應簡明扼要的說清楚事情，如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述;

　　正文行文應通順，條理清晰，準確清晰的表達;最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件;一次郵件交待完整信息，最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

　　要避免拼寫錯誤，最好把拼寫檢查功能打開。在郵件發(fā)送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

　　合理提示重要信息，但不要過多，否則會讓人抓不住重點，影響閱讀;對方采用什么語言溝通，我們就用什么語言。有的外國人中文很好，會采用中文發(fā)郵件，這個時候我們也應該用中文;選擇便于閱讀的字號和字體;

　　結尾簽名

　　每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。

　　電子郵件末尾加上簽名檔是必要的，也是宣傳自己公司一個途徑。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息也不宜過多，只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。

涉外郵件社交禮儀注意事項

　　你不得不知英文符號習慣：

　　稱呼后面用逗號(,);英文里沒有頓號，把該用頓號的地方換成逗號(,);英文里，某人說后面跟逗號和引號，且結束的符號放在引號里面;兩個句子之間如果加上連詞符號and/or/for/but等，中間用逗號;英文里沒有書名號，語句中有書、雜志、電視劇等名詞時，用斜體字表示;

　　附件

　　如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件;附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理;正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時;附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件;如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。

　　結尾簽名

　　每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

　　簽名信息不宜過多

　　電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。

　　引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

　　不要只用一個簽名檔

　　對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。

　　簽名檔文字選擇

　　簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般選擇比正文字體小一些。

　　提醒對方查收

　　郵件發(fā)送過后，應該及時給對方打個電話或是發(fā)條短信，沒有人會等在電腦前專門查收郵件，所以提醒對方注意查收也是必不可少的，有助于事情的及時解決。

涉外郵件社交禮儀須知

　　回復

　　及時回復Email

　　收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。

　　對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。

　　如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說”收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復云云”。不要讓對方苦苦等待，記�。杭皶r作出響應，哪怕只是確認一下收到了。

　　如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

　　進行針對性回復

　　當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。

　　回復不得少于10個字

　　對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

　　不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓

　　如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。

　　對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。

　　要區(qū)分Reply和ReplyAll(區(qū)分單獨回復和回復全體)

　　如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了。

　　如果你對發(fā)件人提出的要求作出結論響應，應該replayall，讓大家都知道;不要讓對方幫你完成這件事情。

　　如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結果的郵件。

　　點擊“回復全部”前，要三思而行!

　　主動控制郵件的來往

　　為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。

　　正確使用發(fā)送，抄送，密送

　　要區(qū)分To和CC還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)

　　To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。

　　而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。

　　而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。

　　TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!

　　只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源