公文寫(xiě)作的方法技巧
1、公文分為通用公文和專用公文二大類(lèi)。通用公文與外界有聯(lián)系，如：通知、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、函、決定、通報(bào)、意見(jiàn)等；專用公文是企業(yè)內(nèi)部使用，一般不與外界有聯(lián)系，如：會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄、簽報(bào)、工作聯(lián)系單、工作通報(bào)、電子函件等。
2、一級(jí)文適用于以公司的名義對(duì)外發(fā)文或公司內(nèi)重大事情的通知、上報(bào)，譬如：以公司的名義上報(bào)報(bào)表省公司，一些事情需要請(qǐng)示省公司，公司下發(fā)一些管理辦法，對(duì)外單位發(fā)函等。一級(jí)文包括一級(jí)文件和一級(jí)函件。二級(jí)文則用于公司內(nèi)部，以部門(mén)的名義發(fā)文，一般不對(duì)外，包括二級(jí)文件和部門(mén)電子函件。對(duì)外發(fā)文一律由發(fā)文單位擬稿，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核后郵件發(fā)綜合部秘書(shū)統(tǒng)一發(fā)文。
3、文件與電子函件的區(qū)別：電子函件用于工作歷時(shí)較短，日常性、臨時(shí)性、一般性的工作。文件則相反。這里強(qiáng)調(diào)，以分公司下發(fā)的管理辦法一定要用一級(jí)文件，以部門(mén)下發(fā)的管理辦法可以用部門(mén)文件，千萬(wàn)不要用電子函件。
4、上行文與下行文與上級(jí)與下級(jí)的關(guān)系，這里所說(shuō)的上下級(jí)關(guān)系，一種是組織系統(tǒng)關(guān)系，一種是業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)系。對(duì)上級(jí)用上行文，對(duì)下級(jí)用下行文，上行文如請(qǐng)示、報(bào)告等，下行文如通知、通報(bào)、決定、意見(jiàn)等，向同級(jí)部門(mén)或不相隸屬關(guān)系的單位，則用函。
5、用于向上級(jí)要錢(qián)、要物、要編制、人員、政策等資源，應(yīng)用請(qǐng)示。
6、用于向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況等，可用報(bào)告。
7、用于向上級(jí)反映工作意見(jiàn)，請(qǐng)求給予支持，可用意見(jiàn)。
8、部門(mén)發(fā)文不可以超越本部門(mén)職權(quán)范圍事項(xiàng)，不能向同級(jí)部門(mén)發(fā)下行文。工作聯(lián)系單一般選用函。
9、公文的標(biāo)題制作三要素：（發(fā)文單位）+關(guān)于+事由+文種例：（網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)部）關(guān)于召開(kāi)第三季網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)分析會(huì)的通知注意：文字務(wù)必準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)（法規(guī)、規(guī)章和印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件可加書(shū)名號(hào)）
10、轉(zhuǎn)發(fā)文標(biāo)題制作四要素：轉(zhuǎn)發(fā)（批轉(zhuǎn)）+來(lái)文單位+轉(zhuǎn)發(fā)文件題目+文種例：轉(zhuǎn)發(fā)省公司《關(guān)于寬帶互聯(lián)網(wǎng)視聽(tīng)部分直播頻道調(diào)整的補(bǔ)充通知》注意：轉(zhuǎn)發(fā)公文應(yīng)避免使用重復(fù)用語(yǔ)和相同的文種，遇到多層轉(zhuǎn)發(fā)的處理辦法一是省略中途轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)，取最先發(fā)文單位。二是另擬標(biāo)題，轉(zhuǎn)發(fā)情況在正文中說(shuō)明。例：“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)集團(tuán)公司《關(guān)于印發(fā)〈中國(guó)電信集團(tuán)效能監(jiān)察實(shí)施辦法（試行）〉的通知》的通知”壓縮改為：轉(zhuǎn)發(fā)集團(tuán)公司關(guān)于印發(fā)《中國(guó)電信集團(tuán)效能監(jiān)察實(shí)施辦法（試行）》的通知》
11、主送單位：受理單位、主辦單位。抄送單位：主送外需要執(zhí)行和知曉的其他單位。一級(jí)文抄送分公司總經(jīng)理或主管本部門(mén)工作的分公司副總經(jīng)理，二級(jí)文用抄報(bào)。注意：無(wú)論主送單位還是抄送單位，應(yīng)使用全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱，兩個(gè)以上主送或抄送單位，應(yīng)按行政區(qū)域、行政機(jī)關(guān)的排序，先大后小，先外后內(nèi)。
12、公文內(nèi)數(shù)字除了固定的詞語(yǔ)或成語(yǔ)外，要用阿拉伯?dāng)?shù)字，但落款要用全稱中文。
13、句中較短的平級(jí)的詞和短語(yǔ)用頓號(hào)，并列復(fù)句內(nèi)部分句間用分號(hào)，在分號(hào)與句號(hào)之間，分號(hào)與分號(hào)之間至少有一個(gè)逗號(hào)，在提示語(yǔ)的前后，表示提示下文或總結(jié)上文的用冒號(hào)。14、請(qǐng)示的標(biāo)題：關(guān)于+事由+請(qǐng)示編寫(xiě)的守則：導(dǎo)言+主體+結(jié)尾導(dǎo)言：開(kāi)門(mén)見(jiàn)山地由外到內(nèi)、由大到小地提出請(qǐng)示的緣由、理由、背景，要求寫(xiě)得充分而又簡(jiǎn)單。例如成本支出請(qǐng)求，要寫(xiě)明物品的生產(chǎn)廠家、型號(hào)、固定資產(chǎn)編號(hào)，價(jià)格，購(gòu)置或維修的原因，如果不購(gòu)置或不維修會(huì)出現(xiàn)什么樣的情況，有多嚴(yán)重。主體：內(nèi)容突出，事項(xiàng)集中，條理清楚，要實(shí)際、合理、明確、簡(jiǎn)要。例如成本支出請(qǐng)示，要寫(xiě)哪個(gè)部門(mén)鑒定必需購(gòu)買(mǎi)或維修，這筆費(fèi)用的單價(jià)是多少，數(shù)量是多少，幾時(shí)做預(yù)算，什么時(shí)候付現(xiàn)，是否有2套解決方案，如果有2套方案，你則重建議用哪一種，為什么？結(jié)尾：是一個(gè)固定的模式，妥否，請(qǐng)批示。當(dāng)否，請(qǐng)批示。是否可行，請(qǐng)批示。以上請(qǐng)示，望予審批。注意：請(qǐng)示的主送單位一般只寫(xiě)一個(gè)，請(qǐng)示應(yīng)事前請(qǐng)示，不越級(jí)請(qǐng)示，如提出2個(gè)以上方案，應(yīng)有傾向性意見(jiàn)。
15、批復(fù)的標(biāo)題：關(guān)于+事由+批復(fù)編寫(xiě)的守則：開(kāi)頭+正文+結(jié)尾開(kāi)頭：你單位《關(guān)于請(qǐng)示》（號(hào)）已收悉，經(jīng)XX部門(mén)審核，同意，現(xiàn)就相關(guān)事項(xiàng)批復(fù)如下。正文：做出明確的答復(fù)，同意什么，不同意什么。結(jié)尾：從上級(jí)單位的角度強(qiáng)調(diào)一些事項(xiàng)，可提出希望、要求、號(hào)召。注意：在做批復(fù)公文時(shí)，要認(rèn)真核實(shí)緣由的真實(shí)性，研究可行性，權(quán)衡利弊得失，有根據(jù)地表達(dá)意見(jiàn)。批復(fù)針對(duì)性要強(qiáng)，態(tài)度明朗，答復(fù)明確，措辭嚴(yán)謹(jǐn)，語(yǔ)句莊重。請(qǐng)示內(nèi)容較多的，可分條列項(xiàng)地答復(fù)，對(duì)不同意的事項(xiàng)，應(yīng)說(shuō)明不同意的理由。
16、通知的標(biāo)題：關(guān)于+事由+通知編寫(xiě)的守則：導(dǎo)言+正文+結(jié)尾導(dǎo)言：發(fā)通知的原因，就相關(guān)事項(xiàng)通知如下。正文：通知事項(xiàng)結(jié)尾：以上通知，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。注意：通知適用于發(fā)布（印發(fā)）本單位的規(guī)章制度，批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和不相隸屬單位的公文，傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，職務(wù)任免、崗位聘任等，因此，主送單位要準(zhǔn)確、清楚，嚴(yán)忌錯(cuò)漏。導(dǎo)言簡(jiǎn)潔清晰，高度概括。正文明確具體，針對(duì)性和可行性要強(qiáng)。會(huì)議通知的模版：會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、參加人員、本部?jī)?nèi)單位、本部外單位、其他單位、會(huì)議要求、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等培訓(xùn)通知的模版：培訓(xùn)原因、培訓(xùn)對(duì)象及名額安排、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)費(fèi)用、培訓(xùn)要求、報(bào)名及報(bào)到、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、其他等。
17、報(bào)告的標(biāo)題：關(guān)于+事由+報(bào)告編寫(xiě)守則（三段式）：情況——做法——問(wèn)題（意見(jiàn)）情況——問(wèn)題——建議（只選其中一種或兩種寫(xiě)）情況——原因——下步做法情況
——原因——責(zé)任及處理意見(jiàn)注意：報(bào)告是下級(jí)為了獲得上級(jí)的指導(dǎo)、發(fā)生重大情況或特殊問(wèn)題、已完成上級(jí)交辦或布置的事項(xiàng)、答復(fù)上級(jí)的詢問(wèn)、報(bào)送文件時(shí)用的一種公文種類(lèi)。因此，在寫(xiě)的時(shí)候，要注重時(shí)效，情況真實(shí)，不弄虛作假，不文過(guò)飾非，有關(guān)事實(shí)和數(shù)據(jù)務(wù)必準(zhǔn)備確無(wú)誤。擬文時(shí)，要語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，篇幅短小突出重點(diǎn)，層次分明，不要夾雜請(qǐng)示事項(xiàng)。如果重大事件報(bào)告，要同時(shí)準(zhǔn)備好說(shuō)明材料作為附件提交。報(bào)告與總結(jié)的區(qū)別：報(bào)告在表述方式上大量使用敘述，情況、事實(shí)點(diǎn)絕大部分文字，只是少量使用一些議論文字�？偨Y(jié)與一般報(bào)告相比更側(cè)重對(duì)規(guī)律的揭示，對(duì)問(wèn)題的認(rèn)識(shí)。報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別：兩者都是上行文，對(duì)上級(jí)行文，但報(bào)告不要求上級(jí)批復(fù)，請(qǐng)示則要求上級(jí)批復(fù)，報(bào)告是事中或事后行文，請(qǐng)示是事前行文，報(bào)告的結(jié)尾用“特此報(bào)告”，請(qǐng)示則一般用“妥否，請(qǐng)批示�！�
18、函的標(biāo)題：關(guān)于+事由+函編寫(xiě)守則：開(kāi)頭+正文+結(jié)尾開(kāi)頭：簡(jiǎn)潔寫(xiě)明發(fā)函的緣由正文：逐一寫(xiě)詢問(wèn)、商洽、答復(fù)的具體事項(xiàng)及要求結(jié)尾：“特復(fù)”“特此函復(fù)”“特此函告”“盼復(fù)”“請(qǐng)研究函復(fù)”等。、注意：擬寫(xiě)函時(shí)要注意措辭，因?yàn)楸舜说牡匚黄降�，語(yǔ)言要樸實(shí)謙恭，議論說(shuō)理要適度。另外，撰寫(xiě)復(fù)函時(shí)，要就別人在函中提出的問(wèn)題回復(fù)，不是函中提出的不問(wèn)題，盡可能不要在復(fù)函中出現(xiàn)，不然就有畫(huà)蛇添足的嫌疑。
19、決定的標(biāo)題：關(guān)于+事由+決定編寫(xiě)的守則：導(dǎo)言+主文+結(jié)尾導(dǎo)言：寫(xiě)明決定的原因、目的、根據(jù)、意義，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、概括。主文：闡明具體內(nèi)容、落實(shí)措施、解決辦法、規(guī)定要求等。結(jié)尾：提出希望、號(hào)召、實(shí)施要求。
20、通報(bào)的標(biāo)題：關(guān)于+事由+通報(bào)編寫(xiě)的守則：導(dǎo)言+正文+結(jié)尾導(dǎo)言：介紹通報(bào)的事件或人物，將緣由、時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)、后果等交待清楚。正文：分析闡明其性質(zhì)、意義或提出引以為戒、需要注意的事項(xiàng)。結(jié)尾：寫(xiě)明所做出的決定或指示性意見(jiàn)，及提出有關(guān)要求或發(fā)出號(hào)召。注意：通報(bào)只適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況的通用公文。此公文有較強(qiáng)的典型性、針對(duì)性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、時(shí)效性，因此，用詞要嚴(yán)謹(jǐn)，注重寫(xiě)實(shí)，掌握分寸。
21、會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題：關(guān)于召開(kāi)+會(huì)議名稱+紀(jì)要編寫(xiě)的守則：會(huì)議概況+會(huì)議內(nèi)容+結(jié)束語(yǔ)會(huì)議概況：開(kāi)會(huì)時(shí)間、會(huì)議名稱、會(huì)議議題、出席者、主持者、會(huì)議過(guò)程等。會(huì)議內(nèi)容：會(huì)議的重要發(fā)言和決議。結(jié)束語(yǔ)：希望與要求。
22、備忘錄：和會(huì)議紀(jì)要非常相似，區(qū)別只在于會(huì)議紀(jì)要是決策性的事項(xiàng)，而備忘錄是非決策性事項(xiàng)，只是相關(guān)部門(mén)共同約定的事項(xiàng)。
23、工作聯(lián)系單：和函的撰寫(xiě)相似，是部門(mén)之間工作聯(lián)系的一種公文，擬寫(xiě)時(shí)要語(yǔ)氣平等、誠(chéng)懇、尊重、商量而非命令、指揮。它需要及時(shí)回復(fù)、反饋辦理情況，并在工作有調(diào)整時(shí)要及時(shí)告知。
24、寫(xiě)好公文要抓住“一個(gè)中心”和“三個(gè)基本點(diǎn)”，每份公文一般都只有一個(gè)中心思想，多中心難以成文。這就要求我們?cè)谔峁P寫(xiě)文之前，首先要確定中心，明確思路，然后據(jù)此去收集觀點(diǎn)和材料。中心思想從哪里來(lái)？從上級(jí)精神、領(lǐng)導(dǎo)意圖和客觀實(shí)際中來(lái)，而不要從我們個(gè)人的興趣喜好中來(lái)。如果在中心不明、思路不清時(shí)即著筆，公文就會(huì)越寫(xiě)越難寫(xiě)，最后只好廢掉重來(lái)。在明確了中心思想和基本思路的基礎(chǔ)上，抓好三個(gè)基本點(diǎn)，或是“三部曲”。對(duì)下布置工作的公文，在一般情況下，一要寫(xiě)明“為什么要做”，即目的、意義或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事項(xiàng)；三是“做成什么樣”，即標(biāo)準(zhǔn)、要求以及附帶的考核、驗(yàn)收、獎(jiǎng)懲等。對(duì)上匯報(bào)工作的公文，一要寫(xiě)明“我們做了什么”或“我們?yōu)槭裁匆觥�，二要�?xiě)明“怎樣做的”，三要寫(xiě)明“做得怎么樣”及體會(huì)、效果和經(jīng)驗(yàn)。第一部曲的“我們做了什么”，多用于上級(jí)有布置，有要求的匯報(bào)，寫(xiě)這樣的匯報(bào)，要少寫(xiě)或不寫(xiě)目的、意義和原因；“我們?yōu)槭裁匆觥眲t常常是自發(fā)地、，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作，是主動(dòng)地對(duì)上匯報(bào)或?qū)ο掳l(fā)動(dòng)，這就需要把開(kāi)展工作和活動(dòng)的目的、意義、原因敘述清楚。在《講話》寫(xiě)作上，若是綜合性的，又是例行性，其第一部曲為截至目前的基本情況和經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，第二部曲為下一步的目標(biāo)和任務(wù)，第三部曲為完成任務(wù)、做好工作的主要措施。若是專題講話，其“三部曲”一般為意義、目標(biāo)和措施。