機(jī)關(guān)公文寫作基礎(chǔ)知識

　　機(jī)關(guān)公文是應(yīng)用文大家族中十分重要的一種，它是黨的機(jī)關(guān)、人大機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、軍隊(duì)機(jī)關(guān)等在管理協(xié)調(diào)中形成的具有法定效力和規(guī)范格式的文書。

　　一,公文的功能

　　(一)公文的涵義與特點(diǎn)

　　公務(wù)文書,又叫公務(wù)文件,簡稱公文,是法定機(jī)關(guān)與社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中為行使職權(quán),實(shí)施管理而制作的具有法定效用和規(guī)范體式的書面文字材料(包括電報(bào),下同),是傳達(dá)和貫徹黨和國家的路線,方針和政策,發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章,施行行政措施,指示答復(fù)問題,指導(dǎo),布置和商洽工作,報(bào)告情況,交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具.

　　公文分類

　　按公務(wù)文書的自身性質(zhì)及使用范圍,可以把我國現(xiàn)行的公務(wù)文書分為兩大類:

　　1.通用文書

　　(1)法定公文

　　(2)事務(wù)文書

　　2.專用文書

　　財(cái)經(jīng)文書,司法文書,科技文書,軍事文書等等

　　公文的主要特點(diǎn):

　　1.法定性

　　2.政策性

　　3.實(shí)用性

　　4.時(shí)效性

　　5.規(guī)范性

　　(二)公文的作用(功能)

　　1.決策與領(lǐng)導(dǎo)作用(最主要的作用)

　　2.強(qiáng)制執(zhí)行和處理的作用

　　3.依據(jù)和憑證作用

　　4.公務(wù)聯(lián)系與溝通作用

　　5.宣傳與教育作用

　　二,公文的文體,結(jié)構(gòu),格式與稿本

　　(一)公文的文體

　　公文的文體是指公文的表達(dá)方式.屬應(yīng)用文體,但它又不同于一般的應(yīng)用文,具有自身的特殊屬性:

　　1.公文被規(guī)定以現(xiàn)代漢語的書面形式(即白話文)作為必須使用的符號系統(tǒng).

　　2.公文兼用說明,敘述,議論三種表達(dá)方式.

　　(二)公文的結(jié)構(gòu)

　　公文的結(jié)構(gòu)是指公文的組織結(jié)構(gòu),具有規(guī)范性和相對確定性.

　　公文一般由秘密等級和保密期限,緊急程度,發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識,發(fā)文字號,簽發(fā)人,標(biāo)題,主送機(jī)關(guān),正文,附件說明,成文日期,印章,附注,附件,主題詞,抄送機(jī)關(guān),印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成.

　　(三)公文的格式(重點(diǎn)內(nèi)容)

　　公文的格式是指組成公文的各部分文字符號在載體(紙張等)上排列的規(guī)定.

　　1.公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)

　　公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2~80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙.紙張白度為85%~90%,橫向耐折度≥15次,不透明度≥85%,ph值為7.5~9.5.

　　2.公文用紙幅面及版面尺寸

　　(1)公文用紙幅面尺寸:公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型(210mm297mm).

　　(2)公文頁邊與版心尺寸:

　　公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為:37mm±1mm

　　公文用紙訂口(左白邊)為:28mm±1mm

　　版心尺寸為:156mm225mm(不含頁碼)

　　a4型公文用紙頁邊及版心尺寸

　　3.公文中圖文的顏色

　　未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色.

　　4.排版規(guī)格與印制裝訂要求

　　(1)排版規(guī)格:文字符號從上至下,自左而右依次橫寫橫排 .正文用3號仿宋字,一般每面排22行,每行排28個(gè)字.

　　(2)制版要求:版面干凈無底灰,字跡清楚無斷劃,尺寸標(biāo)準(zhǔn),版心不斜,誤差不超過1mm.

　　(3)印刷要求:雙面印刷;頁碼套正,兩面誤差不得超過2mm.印品著墨實(shí),均勻;字面不花,不白,無斷劃.

　　(4)裝訂要求:公文應(yīng)左側(cè)裝訂,不掉頁.騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷�芯上下�?/4處,允許誤差±4mm.平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm .

　　5.公文中各要素標(biāo)識規(guī)則

　　組成公文的各要素分為眉首,主體,版記三部分.

　　(1)眉首

　　公文份數(shù)序號:用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行.

　　秘密等級和保密期限:標(biāo)識秘密等級,用3號黑體字,頂格標(biāo)識在版心右上角第1行,兩字之間空1字

　　下行,平行公文首頁格式

　　上報(bào)公文首頁版式

　　緊急程度:緊急文件有"特急","急件",緊急電報(bào)有"特提","特急","加急","平急".標(biāo)識緊急程度,用3號黑體字,頂格標(biāo)識在版心右上角第1行,兩字之間空1行;如需同時(shí)標(biāo)識秘密等級與緊急程度,秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行,緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識:由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后面加"文件"組成;對一些特定的公文可只標(biāo)識發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm(信函為30mm,命令為20mm).對于上報(bào)的公文,發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字,用紅色標(biāo)識.字號由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定,但最大不能等于或大于22mm15mm.聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前,"文件"二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè),上下居中排布;如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多,必須保證公文首頁顯示正文.行政機(jī)關(guān)之間聯(lián)合行文,標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號 .

　　發(fā)文字號:由發(fā)文機(jī)關(guān)代字,年份和序號組成.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行,用3號仿宋體字,居中排布;年份,序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識;年份應(yīng)標(biāo)全稱(1995不能簡寫成95,不能寫成04),用六角中括號"〔 〕"括入;序號不編虛位(即1不編為001),不加"第"字.

　　注意:用直角中括號"茂[]10號",用小括號"茂()10號"都是不規(guī)范的.

　　發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線.

　　簽發(fā)人:上報(bào)的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名,平行排列于發(fā)文字號右側(cè).發(fā)文字號居左空1字,簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人用3號仿宋體字,簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號,冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名.如有多個(gè)簽發(fā)人(會(huì)簽人),主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行 ,其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排,下移紅色反線,應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm.

　　(2)主體

　　公文標(biāo)題:紅色反線下空2行,用2號小標(biāo)宋體字(常見的公文標(biāo)題一般都加粗),可分一行或多行居中排布;回行時(shí),要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當(dāng).

　　主送機(jī)關(guān):標(biāo)題下空1行,左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識,回行時(shí)仍頂格;最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號.如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí),應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下,抄送之上,標(biāo)識方法同抄送.

　　公文正文:主送機(jī)關(guān)名稱下一行,每自然段左空2字,回行頂格.數(shù)字,年份不能回行(一個(gè)阿拉伯?dāng)?shù)字,年份不能分成兩行).

　　附件:公文如有附件,在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識"附件",后標(biāo)全角冒號和名稱.附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如"附件:1.");附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號.附件應(yīng)與公文正文一起裝訂,并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識"附件",有序號時(shí)標(biāo)識序號;附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致.如附件與公文正文不能一起裝訂,應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文序號并在其后標(biāo)識附件(或帶序號).

　　成文時(shí)間:以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn).聯(lián)合行文一般由主辦機(jī)關(guān)首先簽署意見,協(xié)辦單位依次會(huì)簽,一般不使用復(fù)印件會(huì)簽.成文時(shí)間以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn).電報(bào),以發(fā)出日期為準(zhǔn).

　　標(biāo)法:用漢字將年,月,日標(biāo)全;零寫為"○";成文時(shí)間的標(biāo)識位置見下.

　　公文生效標(biāo)識:公文除"會(huì)議紀(jì)要"和以電報(bào)形式發(fā)出的以外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章.行政機(jī)關(guān)聯(lián)合向上行文,為簡化手續(xù)和提高效率,由主辦單位加蓋印章即可;聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章.

　　a.單一發(fā)文印章

　　單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,只標(biāo)識成文時(shí)間.成文時(shí)間右空4字;加蓋印章應(yīng)上距正文2mm～4mm,端正,居中下壓成文時(shí)間,印章用紅色.公文末頁版式

　　b.聯(lián)合行文印章 有兩種情況:

　　當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí),應(yīng)將成文時(shí)間拉開,左右各空7字;主辦機(jī)關(guān)印章在前;兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間,印章用紅色.只能采用同種加蓋印章方式,以保證印章排列整齊.兩印章之間不相交或相切,相距不超過3mm.

　　當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí),為防止出現(xiàn)空白印章,應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(可用簡稱)排在發(fā)文時(shí)間和正文之間.主辦機(jī)關(guān)印章在前,每排最多排3個(gè)印章,兩端不得超出版心;最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章,均居中排布;印章之間互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時(shí)間.

　　聯(lián)合行文末頁公文版式

　　特殊情況說明:當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí),應(yīng)采取調(diào)整行距,字距的措施加以解決,務(wù)使印章與正文同處一面,不得采取標(biāo)識"此頁無正文"的方法解決.

　　附注:公文如有附注,用3號仿宋體字,居左空2號字加圓括號標(biāo)識在成文時(shí)間下一行.如:(此件發(fā)至縣,團(tuán)級,傳達(dá)到全體黨員)."請示"應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話.

　　(3)版記

　　主題詞:公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞.上行文按照上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞."主題詞"用3號黑體字,居左頂格標(biāo)識,后標(biāo)全角冒號詞目用3號小標(biāo)宋體字;詞目之間空1字.

　　抄送:抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱,統(tǒng)稱.公文如有抄送,在主題詞下一行;左空1字用3號仿宋體字標(biāo)識"抄送",后標(biāo)全角冒號;回行時(shí)與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊;在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號.如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下,標(biāo)識方法同抄送機(jī)關(guān).

　　版記示意圖

　　印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間:位于抄送機(jī)關(guān)之下(無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下)占1行位置;用3號仿宋體字.印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字,印發(fā)時(shí)間右空1字.印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn),用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識.

　　版記中的反線:版記中各要素之下均加一條反線,寬度同版心.

　　版記的位置:版記應(yīng)置于公文最的一頁,版記的最后一個(gè)要素置于最后一行.