決議范文：股東會會議決議形成制度
公司既可制作單獨的會議決議，也可在會議記錄中記載會議決議的事項。前者是以“股東會決議”命名的決議，簡稱為“會議決議”。后者系以會議記錄方式記載的會議決議，我國公司法稱其為“會議記錄”。會議記錄和會議決議皆為股東會會議文件，卻有重大差別：
1、文件的制作不同。公司召開股東會會議的，必須制作會議記錄，卻未必制作會議決議。在股東會會議召開期間，股東既可提出質(zhì)詢，也可發(fā)表意見，會議記錄應(yīng)如實記載會議主要過程和內(nèi)容。然而，在股東會會議上，某項議案未必獲得有效表決權(quán)票數(shù)的支持，未必能形成肯定性決議。為了證明確已召開股東會會議，公司必須制作會議記錄，卻未必形成會議決議。針對公司是否召開股東會會議發(fā)生爭議的，應(yīng)當(dāng)主要根據(jù)會議記錄及其記載事項加以認(rèn)定，不應(yīng)太關(guān)注是否作成會議決議。
2、文件的記載不同。會議決議簡要記載會議通過的決議事項，即滿足了會議決議的最低要求。會議記錄是股東會會議召開過程的記錄，應(yīng)全面反映主持人核對到會股東情況、宣布會議召開、說明會議召集情況、說明提案或議案情況、股東發(fā)表質(zhì)詢、相關(guān)人員說明情況、股東投票、檢票人員檢票、宣布會議通過的決議事項、主持人宣布閉會等情況。會議記錄既反映了會議全過程，也反映了會議決議的內(nèi)容。當(dāng)兩者在記載內(nèi)容上發(fā)生沖突時，應(yīng)主要根據(jù)會議記錄的內(nèi)容確定會議決議的含義。
3、文件的效力不同。會議決議反映了公司最終意思，會議決議無論是否送達(dá)給相對人，只要未經(jīng)股東會會議再度審議而改變，決議事項就是不可更改的。股東會會議形成的會議決議，已為到會股東和董事所知，即使尚未送達(dá)相對人，也可能具備部分實質(zhì)拘束力。會議記錄反映了股東會會議的全過程，卻未必形成會議決議，未必表達(dá)公司的最終意思。因此，會議記錄主要是證明公司已召開股東會會議的事實。其中記載的決議事項，與單獨制作的會議決議具有同樣效力。
4、文件的監(jiān)管不同。公司登記機(jī)關(guān)在會議決議和會議記錄的監(jiān)管上，提出了不同監(jiān)管要求。在通常情況下，唯有重要的會議決議，才必需辦理備案或公告，會議記錄以及不重要的會議決議無需備案或公告。我國《公司登記管理條例》全文7次使用了“公司決議”、“股東會決議”或“董事會決議”等術(shù)語，卻只字未提會議記錄，這種監(jiān)管偏好強(qiáng)化了會議決議的地位，忽視了會議記錄的作用。相應(yīng)地，多數(shù)公司不關(guān)注無需登記或備案的會議決議，更不重視會議記錄的作用。
筆者認(rèn)為，正確制作的會議記錄，是股東會會議形成中的重要法律文件，它記錄了股東會會議的全過程，全面準(zhǔn)確地反映股東會會議的實際狀況，有助于揭示到會股東的真實意思，有助于解釋會議決議的準(zhǔn)確含義，應(yīng)當(dāng)給予高度重視。
(三)會議決議與會議資料
董事會在發(fā)出會議召集通知之時以及在會議召開期間，應(yīng)否向股東提供與會議議案有關(guān)的資料?該等資料是否構(gòu)成會議記錄的組成部分?有的公司認(rèn)為這些資料是公司的商業(yè)秘密，有的公司更以保護(hù)商業(yè)秘密為由，拒絕向股東提交該等資料，或充其量只是提供簡要的情況說明。
必須指出，商業(yè)秘密和股東權(quán)利保護(hù)之間向來存在沖突。與股東會審議事項有關(guān)的多數(shù)資料，當(dāng)然帶有商業(yè)秘密的性質(zhì)，公司或董事會過度公開這些資料，難免使得商業(yè)秘密擴(kuò)散至外部競爭者，這不僅制約了公司發(fā)展，也有損于股東利益。但是，保護(hù)商業(yè)秘密不能成為董事會拒絕提供資料的絕對理由。筆者認(rèn)為，這些資料既是商業(yè)秘密，也是股東做出妥當(dāng)判斷和投票的重要前提。如果股東無法得到與議案有關(guān)的資料，股東投票就完全是在了解真相情況下做出的，股東投票未必反映股東的真實意思。