如何做好宴會設計

    宴會的設計是指酒店宴會部在受理客人的宴會預定到宴會結束全過程中組織管理的內(nèi)容和程序，在計劃組織環(huán)節(jié)中，根據(jù)宴會規(guī)格要求，編制一份宴會組織實施計劃的書面資料。
    宴會部必須嚴格執(zhí)行宴會的活動計劃，這是為了確保宴會的質(zhì)量--企業(yè)的生命。從宴會的程序分為三個階段，即準備階段、進行階段和結束階段，這三個階段又可細分為受理預定--計劃組織--執(zhí)行準備--全部檢查--宴前接待--開宴服務--結帳送客--整理結束等幾個環(huán)節(jié)。
    接受宴會預定時，應根據(jù)宴會的人數(shù)、要求、標準為宴會作好準備工作，準備工作應以宴會通知單和工作程序的形式通知有關部門。對于大型宴會和高規(guī)格宴會，在宴會前應召集所有的宴會服務人員和廚師長開會，介紹宴會程序，安排任務，使所有工作人員都了解情況，特殊菜肴的制作過程和上菜技藝，這樣，可以防止宴會服務過程中出現(xiàn)手忙腳亂的情況，確保宴會能有條不紊地進行。各項工作準備好后，宴會經(jīng)理應對每一項工作仔細地進行檢查，及時糾正問題，做好整個宴會的各項準備工作，各就各位。
    在客人預餐的同時，向顧客了解所有跟宴會有關的要求，如舉行宴會的日期、參加宴會的人數(shù)、宴會的形式、每人消費的標準以及所需提供的額外服務和物品、客人口味有什么特殊要求等，如果客人已決定預訂，可將這些信息直接記入宴會登記本，這樣可以防止與其它宴會重疊。宴會登記本上應把所有預訂好的宴會和此有關的事項記錄下來，如宴會的時間、地點等，必須有專人組織和布置這些事項，對未定下來的宴會，要與舉辦者保持聯(lián)系，以求得最終的確定。對已定宴會的舉辦者同樣需要保持聯(lián)系，以便及時了解人數(shù)，日期的變更等信息，如果客人取消預訂，則應和藹地了解取消的原因。
    對于大型宴會和高檔次宴會，必須與客戶簽定合同，合同中要明確雙方的權利和義務，所有經(jīng)雙方同意的特殊要求的項目亦要記入合同，簽完合同后，通常應收取一定比例的預付金，假如舉辦者臨時取消宴會，則根據(jù)合同規(guī)定將全部預付金或部分預付金還與客人，收取預付金及退回預付金的數(shù)目各餐廳是不同的，一般由餐廳根據(jù)情況而定。
    在簽置合同后，就應當畫出宴會的場地安排圖，這一般是對大型宴會而言，這些安排圖應送至有關部門并對用戶出宴列通知單，宴會通知單也稱為工作指令，宴會單是根據(jù)合同制定的，是食品飲料和安排員工工作的依據(jù)，有些規(guī)定很細的合同復印件可作為宴會單使用，但應將價格抹去。
    宴會開始前，客房與餐廳應確定宴會的所有細節(jié)安排，以使雙方滿意，購買好所有原料。
    客人開始進餐后，應通知廚房，以便安排熱炒烹調(diào)及時上桌，上菜應按照菜單的順序一道道上，對于大型宴會，上菜的時間要聽從宴會經(jīng)理流一安排，以免錯上、漏上或造成各桌進餐速度不一致的現(xiàn)象，上菜的速度與節(jié)奏須掌握好，如太快會顯得倉促忙亂，客人享受不到品嘗的樂趣，太慢了則可能使宴會出現(xiàn)中斷，造成尷尬的局面，每上一道菜都應向客人介紹菜名和烹制方法，如客人有興趣則可以簡單介紹與地方名菜相關的民間故事。有些特殊的菜應介紹食用方法，在介紹前，將菜放在轉臺上展示菜的造型，使客人能領略到菜的色、香、味、形態(tài)，邊介紹邊轉圈、轉臺，讓所有客人均看清楚。
    宴會結束后，應當以文字形式征詢客人的意見，這將加深經(jīng)營者與顧客之間感情，為進一步的合作奠定基礎。一個負反饋可指出需要改進的地方，正反饋將增強餐廳的信心，宴會部門所做的每月宴會詳細業(yè)務表是一種有效的工具，它將有助于分析宴會的收入和成本，使今后的宴會預算有一個數(shù)字依據(jù)。
    最后要建立客源形式檔案系統(tǒng)，可以為今后的業(yè)務提供歷史資料，如某些企業(yè)的周年慶典日、某個領導生日等，這樣推銷人員便可有目的地進行推銷。
    宴會反映了特殊的市場需要，宴會的銷售往往帶來較高的利潤，從而提高了企業(yè)的效益，如果宴會的推銷業(yè)務較多，則需要設置專門的宴會經(jīng)理來完成此項工作，宴會管理人員應具備有關的食品服務管理、技術的全面知識。能成功地籌辦一個宴會，主要表現(xiàn)在三個方面：經(jīng)營的財務控制、員工的組織以及在已定的費用標準下安排好合適菜單制作和服務標準。事先精心計劃和預測，對可能發(fā)生的問題做到心中有數(shù)，這是宴會成功的關鍵，宴會負責人應將所有需檢查的問題以表格形式列出，然后按表逐項檢查，將所有疵漏都在萌芽狀態(tài)時處理好，并要將宴會程序中所有的細節(jié)告訴員工，因為大家心中有數(shù)比一人心中有數(shù)要好。