行政公文寫作基礎(chǔ)知識大全：格式及要求

　　公文一般由文頭、正文、文尾三部分組成。

　　(一)國家機關(guān)正式公文的文頭一般由文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人、秘密等級、緊急程度等組成。占文件首面的三分之一到五分之二，用橫隔線與正文分開。

　　1、文件名稱由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范簡稱加上“文件”二字組成(函只署發(fā)文機關(guān)名稱)，置于首面的上端，用莊重、醒目的字體套紅印刷。兩個以上機關(guān)聯(lián)合行文，牽頭主辦機關(guān)排列在前，也可只用主辦機關(guān)的名稱。黨委和政府聯(lián)合行文，黨委排列在前。

　　2、發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、標(biāo)于括號內(nèi)的年份、順序號組成，位于文件名稱之下、橫隔線之上的正中位置(函的發(fā)文字號標(biāo)注在標(biāo)題的右上方)。兩個以上機關(guān)聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機關(guān)的發(fā)文字號。

　　3、上報的文件，應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號的同一行右端標(biāo)明簽發(fā)人姓名。

　　4、秘密等級、緊急程度，應(yīng)視文件內(nèi)容需要從上至下依次標(biāo)注在文件名稱的左上角。秘密等級依次分為“秘密”、“機密”、“絕密”三種;緊急程度分為“急件”、“特急件“。機密、絕密文件應(yīng)標(biāo)注份號。

　　5、政府令的文頭由套紅印刷的“政府令”和編號組成。政府令的編號為“第號”。

　　(二)公文的正文部分一般包括標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)等。

　　1、標(biāo)題。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機關(guān)名稱、內(nèi)容提要和文種三部分組成。公文標(biāo)題的作用，一是提示內(nèi)容、點明主題，使人一目了然;二是給公文定名，標(biāo)題就該公文的名稱，便于收文機關(guān)登記管理，便于查找詢問。公文標(biāo)題位于橫隔線之下居中位置。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不加標(biāo)點符號，不能以引用文件字號代替內(nèi)容提要。

　　2、主送機關(guān)。指收受、辦理文件的單位。俗稱“抬頭”。除“公告”、“通告”以外，正式公文一般都應(yīng)標(biāo)明主送機關(guān)。主送機關(guān)名稱位置一般在標(biāo)題之下，正文之上左端頂格位置書寫。“決定”、“命令(令)”、“會議紀(jì)要”等文種，主送機關(guān)可置于文尾主題詞之下抄送欄內(nèi)，標(biāo)為“主送：”“或分送：”，或在抄送欄內(nèi)連同抄送機關(guān)一并用“送：”。向上級機關(guān)的請示，只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其它機關(guān)，用抄送形式。

　　3、正文。即公文的具體內(nèi)容，是公文的核心部分。需要使用序數(shù)符號標(biāo)明層次時，一般排列順序是：第一層用“一”，第二層用“(一)”，第三層用：“1.”，第四層用“(1)”。行政規(guī)章視需要按章、節(jié)、條、款、項標(biāo)明層次。正文的位置在主送機關(guān)以下。較長的公文一般由開頭、主體、結(jié)尾三部分組成。正文的寫法從內(nèi)容上講，要把事情交待清楚，什么事、什么問題，準(zhǔn)確無誤。觀點要鮮明。需要受文單位做什么，解決什么問題，準(zhǔn)確明白。從形式上講，條理層次清楚，文字簡練確切，標(biāo)點符號準(zhǔn)確無誤，篇幅力求短。

　　4、發(fā)文機關(guān)。是指正文之后、附件之下所署發(fā)文機關(guān)名稱。發(fā)文機關(guān)的位置在正文之后偏右下方。如果正文占滿了公文紙的全頁，不得不在下一頁落款時，可將落款放在空白頁。發(fā)文機關(guān)應(yīng)寫機關(guān)全稱或規(guī)范化的簡稱(也可用單位的印章代替)。

　　5、成文日期。是以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。經(jīng)會議批準(zhǔn)的文件，以會議通過的日期為準(zhǔn)，電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)，幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，以最后一個領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。成文日期使用公元紀(jì)年，用漢字書寫。成文日期的位置一般在發(fā)文機關(guān)的下面。成文日期是文件生效和查閱的重要依據(jù)，要求準(zhǔn)確、完備、具體，不能忽視。

　　6、印章。印章是發(fā)文機關(guān)表示對公文負(fù)責(zé)并標(biāo)志公文生效的憑證。公文除會議紀(jì)要外，都應(yīng)加蓋印章。聯(lián)合上報的非規(guī)章性文件，可由主辦單位加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關(guān)都應(yīng)加蓋印章。印章一般蓋在成文日期之處，上邊沿不壓正文，下邊沿騎年蓋月。

　　7、附件。公文如有附件，附件名稱注在正文之后，文件落款之前，如有兩個以上附件應(yīng)注明附件的順序。附件與主件訂在一起發(fā)送，如不能訂在一起，應(yīng)在附件首頁左上角注明主件的發(fā)文字號和附件的順序號。

　　8、抄送機關(guān)。即指除主送機關(guān)以外需要了解該公文內(nèi)容的有關(guān)機關(guān)。在實際工作中，需注意幾個方面：抄送機關(guān)不能濫抄濫送，也不能漏抄漏送;請示公文不得同時抄送下級機關(guān);向下級機關(guān)的重要行文要抄送直接上級機關(guān);向下轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件，不要再抄送上級機關(guān)。

　　(三)文尾部分包括主題詞、抄送欄、印發(fā)機關(guān)與印發(fā)日期、印制份數(shù)等項。

　　1、主題詞標(biāo)于文尾部分抄送欄之上。上報的文件從受文機關(guān)制發(fā)的主題詞表中選取詞標(biāo)注，其它文件可從本機關(guān)制定的主題詞表中選詞標(biāo)注。標(biāo)注主題詞一般選3—5個單一詞組，以先內(nèi)容、后形式的順序排列。標(biāo)注主題詞應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范。

　　2、抄送欄位于主題詞之下、印發(fā)機關(guān)與印發(fā)日期欄之上。抄送范圍如涉及各方面機關(guān)，一般按黨委、人大、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊、政府部門的順序排列。抄送機關(guān)的名稱用全稱或規(guī)范化簡稱。

　　3、印發(fā)機關(guān)與印發(fā)日期欄位于抄送欄之下，左端標(biāo)注公文印發(fā)機關(guān)名稱，右端標(biāo)注印發(fā)日期。翻印文件，此欄標(biāo)注翻印機關(guān)名稱和翻印日期。

　　4、文件印制份數(shù)標(biāo)注在印發(fā)機關(guān)與印發(fā)日期欄之下右側(cè)，標(biāo)注有“(共印x份)”。

　　主題詞、抄送欄、印發(fā)機關(guān)與印發(fā)日期欄、印制份數(shù)之間分別加橫線分開。

　　公文從左至右橫寫橫排。公文紙一般用a4型，左側(cè)裝訂。“公告”、“通告”用紙大小，視實際需要確定。