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跨部門(mén)沖突的溝通技巧

發(fā)布時(shí)間:2020-10-27

跨部門(mén)沖突的溝通技巧

  原本應(yīng)該合作解決的問(wèn)題,到了跨部門(mén)會(huì)議上,又淪為“各彈各的調(diào)”,找不到共識(shí)。到底,在不同部門(mén)各有不同立場(chǎng)與利益的情況下,怎樣才能把話(huà)說(shuō)清楚,把成果做出來(lái)?要怎么溝通呢/面第一范文網(wǎng)小編整理了跨部門(mén)沖突的溝通技巧,供你閱讀參考。

  跨部門(mén)沖突的溝通技巧1:溝通前先做好準(zhǔn)備

  在你跟同事討論事情之前,先把一些基本問(wèn)題想清楚,不要毫無(wú)準(zhǔn)備就去,否則很可能得不到你想要的東西。以下列舉幾個(gè)應(yīng)該事先想清楚的問(wèn)題:你希望對(duì)方幫你做什么事?

  你認(rèn)為他會(huì)要求你做什么?

  如果對(duì)方不同意你提出來(lái)的做法,有沒(méi)有其它選擇方案?

  如果雙方?jīng)]共識(shí),你會(huì)有什么后果?對(duì)方又會(huì)有什么后果?

  跨部門(mén)沖突的溝通技巧2:了解其它部門(mén)的語(yǔ)言

  跨部門(mén)溝通不良,很多時(shí)候都是“語(yǔ)言不通”所引起。

  舉例來(lái)說(shuō),營(yíng)銷(xiāo)部人員平常講的是“相同語(yǔ)言”,他們非常清楚自己部門(mén)的規(guī)則、目標(biāo)與期望。同樣地,財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、人資等部門(mén),也有自己的語(yǔ)言與觀點(diǎn)。因此,想要溝通順暢,前提就是“聽(tīng)懂對(duì)方的語(yǔ)言”。

  試著站在對(duì)方的立場(chǎng)思考,“這么做,對(duì)業(yè)務(wù)部的業(yè)績(jī)有幫助嗎?”、“如果我是他,會(huì)接受這種做法嗎?”很容易就能明白他們?cè)谡f(shuō)什么,為什么這么說(shuō),從而將誤解或溝通頻率不搭的機(jī)率降到最低。

  此外,頻繁的互動(dòng)有助于建立彼此的熟識(shí)度,讓你更容易設(shè)身處地想問(wèn)題。因此,時(shí)不時(shí)的跟其它部門(mén)的同事吃吃飯、聊聊天,有好無(wú)壞。

  跨部門(mén)沖突的溝通技巧3:開(kāi)誠(chéng)布公是最好的對(duì)策

  你面對(duì)的是必須長(zhǎng)期共事的同事,因此,凡事以誠(chéng)實(shí)為上策,最忌欺騙、隱瞞事實(shí),破壞信任關(guān)系。

  部門(mén)間一旦缺乏信任感,會(huì)加重彼此的防御心,溝通時(shí)就會(huì)有所保留,甚至隱藏一些重要信息。

  相反的,互信會(huì)讓雙方在溝通時(shí)打開(kāi)心防,他們會(huì)明白說(shuō)出自己的需求與考慮,并且提高合作意愿,共同解決問(wèn)題。

  跨部門(mén)沖突的溝通技巧4:不要害怕沖突

  在跨部門(mén)會(huì)議上,每個(gè)主管為了維護(hù)自己部門(mén)的利益,難免會(huì)出現(xiàn)一些摩擦。

  有些主管,尤其是新手主管,為了怕把氣氛弄僵,往往會(huì)變得沉默寡言,以維持表面的和諧。

  美國(guó)史丹福大學(xué)策略及組織學(xué)教授凱瑟琳。艾林哈特(Katheleen M. Eisenhardt)在《有效溝通》一書(shū)中點(diǎn)出,“如果管理團(tuán)隊(duì)在議題的討論上都沒(méi)有沖突,決策質(zhì)量就會(huì)低落。”艾林哈特提醒,千萬(wàn)別把“沒(méi)有沖突”跟“意見(jiàn)一致”混為一談。

  有時(shí)候,太過(guò)和諧反而凸顯不了你對(duì)議題的重視,而且問(wèn)題也不會(huì)獲得真正的解決。因此,艾林哈特建議經(jīng)理人,態(tài)度要柔軟,但立場(chǎng)要堅(jiān)定,“別太快或太輕易就順從認(rèn)命。”記住,你是部門(mén)主管,雖然你要和其它部門(mén)保持良好關(guān)系,但是,捍衛(wèi)部門(mén)及部屬的權(quán)益,更是你責(zé)無(wú)旁貸的使命。

  跨部門(mén)沖突的溝通技巧5:呈現(xiàn)事實(shí),勿人身攻擊

  讓溝通聚焦的最好方式,就是呈現(xiàn)具體事實(shí),引導(dǎo)人們迅速將注意力放在中心議題上,減少不當(dāng)?shù)囊軠y(cè)。

  美國(guó)達(dá)頓(Darden)商學(xué)院企管教授布爾喬亞三世(L. J. Bourgeois III)在《哈佛商業(yè)評(píng)論》(Harvard Business Review)中為文指出,事實(shí)(例如目前銷(xiāo)量、市占率、研發(fā)經(jīng)費(fèi)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的行為等)可以將溝通過(guò)程中“人”的因素降到最低。

  在缺乏事實(shí)的情況下,個(gè)人動(dòng)機(jī)可能會(huì)遭到猜疑,但“事實(shí)就是事實(shí)”,它不是出自人的幻想或自私的欲望,因此,提出事實(shí)“可以創(chuàng)造一種強(qiáng)調(diào)議題,而非人身攻擊的氛圍。”布爾喬亞三世說(shuō)。

  跨部門(mén)沖突的溝通技巧6:多提選項(xiàng),保持彈性

  當(dāng)你進(jìn)行跨部門(mén)協(xié)商時(shí),不要執(zhí)著在單一做法上,而是開(kāi)發(fā)多元選項(xiàng),例如一次提出3~5個(gè)方案,讓其它經(jīng)理人有更大的選擇空間。

  專(zhuān)家分析,多元選項(xiàng)能讓選擇不再“非黑即白”,經(jīng)理人有較大的彈性調(diào)整自己的支持度,也可以輕易變換立場(chǎng),不覺(jué)得有失顏面,因此能夠降低溝通時(shí)的人際沖突。

  跨部門(mén)沖突的溝通技巧原則7:創(chuàng)造共同目標(biāo)一起合作

  無(wú)可諱言,各部門(mén)間一定同時(shí)存在合作與競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系。部門(mén)間若想進(jìn)行建設(shè)性的溝通,一定要強(qiáng)調(diào)彼此的合作關(guān)系,競(jìng)爭(zhēng)意味愈淡愈好。合作的關(guān)鍵在于擁有共同目標(biāo)。

  艾林哈特指出,當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員朝著共同目標(biāo)努力時(shí),比較能把個(gè)人成敗置之度外,因而更能理解別人的意見(jiàn)。但當(dāng)經(jīng)理人缺乏共同目標(biāo)時(shí),容易變得心胸狹窄,彼此誤解并互相指責(zé)。

  因此,盡量去創(chuàng)造一個(gè)橫跨各部門(mén)的共同目標(biāo),然后一起努力,就算有爭(zhēng)執(zhí)也沒(méi)關(guān)系。因?yàn),就如蘋(píng)果計(jì)算機(jī)創(chuàng)辦人賈伯斯(SteveJobs)所言:“如果每個(gè)人都要去舊金山,那么,花許多時(shí)間爭(zhēng)執(zhí)走哪條路并不是問(wèn)題。但如果有人要去舊金山,有人要去圣地亞哥,這樣的爭(zhēng)執(zhí)就很浪費(fèi)時(shí)間了。”

  跨部門(mén)沖突的溝通技巧8:尊重溝通對(duì)象的權(quán)力

  每個(gè)經(jīng)理人都是各自管轄范圍內(nèi)最有權(quán)力的決策者,而他們也期待別人尊重他的這種權(quán)力。

  因此,當(dāng)你在進(jìn)行橫向溝通時(shí),一定要挑對(duì)對(duì)象。舉例來(lái)說(shuō),你們最新的網(wǎng)絡(luò)營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃下周就要上路了,但是信息部門(mén)的網(wǎng)站建置還未完成。

  這時(shí),不要心急地馬上跑去找負(fù)責(zé)的工程師,你應(yīng)該去找他的主管,進(jìn)行協(xié)調(diào),找出解決之道。

  總之,跨部門(mén)溝通時(shí)一定要注意彼此位階的對(duì)等關(guān)系,以免造成不必要的誤會(huì)。

  跨部門(mén)沖突的溝通技巧9:善用幽默

  幽默可以做為溝通時(shí)的緩沖劑,也可視為一種防御機(jī)制。

  當(dāng)你必須呈現(xiàn)可能會(huì)觸犯到他人的事實(shí),或是要溝通棘手訊息時(shí),以輕松或幽默的方式來(lái)傳達(dá),比較能保留對(duì)方的面子,也有助于正面的溝通。

  跨部門(mén)沖突的溝通技巧10 確保部門(mén)內(nèi)部溝通無(wú)礙

  當(dāng)你針對(duì)某件項(xiàng)目或議題,進(jìn)行完跨部門(mén)溝通后,務(wù)必要回到自己部門(mén),向部屬清楚傳達(dá)最新進(jìn)度與訊息。

  很多時(shí)候,跨部門(mén)會(huì)議中所決定的事項(xiàng),必須交由各部門(mén)的一線(xiàn)人員去執(zhí)行,因此,一定要確保所有信息傳達(dá)無(wú)誤,才不會(huì)讓好不容易達(dá)成的共識(shí)大打折扣。

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