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跨部門沖突的溝通技巧

發(fā)布時間:2020-10-27

跨部門沖突的溝通技巧

  原本應(yīng)該合作解決的問題,到了跨部門會議上,又淪為“各彈各的調(diào)”,找不到共識。到底,在不同部門各有不同立場與利益的情況下,怎樣才能把話說清楚,把成果做出來?要怎么溝通呢/面第一范文網(wǎng)小編整理了跨部門沖突的溝通技巧,供你閱讀參考。

  跨部門沖突的溝通技巧1:溝通前先做好準(zhǔn)備

  在你跟同事討論事情之前,先把一些基本問題想清楚,不要毫無準(zhǔn)備就去,否則很可能得不到你想要的東西。以下列舉幾個應(yīng)該事先想清楚的問題:你希望對方幫你做什么事?

  你認(rèn)為他會要求你做什么?

  如果對方不同意你提出來的做法,有沒有其它選擇方案?

  如果雙方?jīng)]共識,你會有什么后果?對方又會有什么后果?

  跨部門沖突的溝通技巧2:了解其它部門的語言

  跨部門溝通不良,很多時候都是“語言不通”所引起。

  舉例來說,營銷部人員平常講的是“相同語言”,他們非常清楚自己部門的規(guī)則、目標(biāo)與期望。同樣地,財務(wù)、生產(chǎn)、人資等部門,也有自己的語言與觀點(diǎn)。因此,想要溝通順暢,前提就是“聽懂對方的語言”。

  試著站在對方的立場思考,“這么做,對業(yè)務(wù)部的業(yè)績有幫助嗎?”、“如果我是他,會接受這種做法嗎?”很容易就能明白他們在說什么,為什么這么說,從而將誤解或溝通頻率不搭的機(jī)率降到最低。

  此外,頻繁的互動有助于建立彼此的熟識度,讓你更容易設(shè)身處地想問題。因此,時不時的跟其它部門的同事吃吃飯、聊聊天,有好無壞。

  跨部門沖突的溝通技巧3:開誠布公是最好的對策

  你面對的是必須長期共事的同事,因此,凡事以誠實(shí)為上策,最忌欺騙、隱瞞事實(shí),破壞信任關(guān)系。

  部門間一旦缺乏信任感,會加重彼此的防御心,溝通時就會有所保留,甚至隱藏一些重要信息。

  相反的,互信會讓雙方在溝通時打開心防,他們會明白說出自己的需求與考慮,并且提高合作意愿,共同解決問題。

  跨部門沖突的溝通技巧4:不要害怕沖突

  在跨部門會議上,每個主管為了維護(hù)自己部門的利益,難免會出現(xiàn)一些摩擦。

  有些主管,尤其是新手主管,為了怕把氣氛弄僵,往往會變得沉默寡言,以維持表面的和諧。

  美國史丹福大學(xué)策略及組織學(xué)教授凱瑟琳。艾林哈特(Katheleen M. Eisenhardt)在《有效溝通》一書中點(diǎn)出,“如果管理團(tuán)隊在議題的討論上都沒有沖突,決策質(zhì)量就會低落。”艾林哈特提醒,千萬別把“沒有沖突”跟“意見一致”混為一談。

  有時候,太過和諧反而凸顯不了你對議題的重視,而且問題也不會獲得真正的解決。因此,艾林哈特建議經(jīng)理人,態(tài)度要柔軟,但立場要堅定,“別太快或太輕易就順從認(rèn)命。”記住,你是部門主管,雖然你要和其它部門保持良好關(guān)系,但是,捍衛(wèi)部門及部屬的權(quán)益,更是你責(zé)無旁貸的使命。

  跨部門沖突的溝通技巧5:呈現(xiàn)事實(shí),勿人身攻擊

  讓溝通聚焦的最好方式,就是呈現(xiàn)具體事實(shí),引導(dǎo)人們迅速將注意力放在中心議題上,減少不當(dāng)?shù)囊軠y。

  美國達(dá)頓(Darden)商學(xué)院企管教授布爾喬亞三世(L. J. Bourgeois III)在《哈佛商業(yè)評論》(Harvard Business Review)中為文指出,事實(shí)(例如目前銷量、市占率、研發(fā)經(jīng)費(fèi)、競爭對手的行為等)可以將溝通過程中“人”的因素降到最低。

  在缺乏事實(shí)的情況下,個人動機(jī)可能會遭到猜疑,但“事實(shí)就是事實(shí)”,它不是出自人的幻想或自私的欲望,因此,提出事實(shí)“可以創(chuàng)造一種強(qiáng)調(diào)議題,而非人身攻擊的氛圍。”布爾喬亞三世說。

  跨部門沖突的溝通技巧6:多提選項,保持彈性

  當(dāng)你進(jìn)行跨部門協(xié)商時,不要執(zhí)著在單一做法上,而是開發(fā)多元選項,例如一次提出3~5個方案,讓其它經(jīng)理人有更大的選擇空間。

  專家分析,多元選項能讓選擇不再“非黑即白”,經(jīng)理人有較大的彈性調(diào)整自己的支持度,也可以輕易變換立場,不覺得有失顏面,因此能夠降低溝通時的人際沖突。

  跨部門沖突的溝通技巧原則7:創(chuàng)造共同目標(biāo)一起合作

  無可諱言,各部門間一定同時存在合作與競爭關(guān)系。部門間若想進(jìn)行建設(shè)性的溝通,一定要強(qiáng)調(diào)彼此的合作關(guān)系,競爭意味愈淡愈好。合作的關(guān)鍵在于擁有共同目標(biāo)。

  艾林哈特指出,當(dāng)團(tuán)隊成員朝著共同目標(biāo)努力時,比較能把個人成敗置之度外,因而更能理解別人的意見。但當(dāng)經(jīng)理人缺乏共同目標(biāo)時,容易變得心胸狹窄,彼此誤解并互相指責(zé)。

  因此,盡量去創(chuàng)造一個橫跨各部門的共同目標(biāo),然后一起努力,就算有爭執(zhí)也沒關(guān)系。因為,就如蘋果計算機(jī)創(chuàng)辦人賈伯斯(SteveJobs)所言:“如果每個人都要去舊金山,那么,花許多時間爭執(zhí)走哪條路并不是問題。但如果有人要去舊金山,有人要去圣地亞哥,這樣的爭執(zhí)就很浪費(fèi)時間了。”

  跨部門沖突的溝通技巧8:尊重溝通對象的權(quán)力

  每個經(jīng)理人都是各自管轄范圍內(nèi)最有權(quán)力的決策者,而他們也期待別人尊重他的這種權(quán)力。

  因此,當(dāng)你在進(jìn)行橫向溝通時,一定要挑對對象。舉例來說,你們最新的網(wǎng)絡(luò)營銷計劃下周就要上路了,但是信息部門的網(wǎng)站建置還未完成。

  這時,不要心急地馬上跑去找負(fù)責(zé)的工程師,你應(yīng)該去找他的主管,進(jìn)行協(xié)調(diào),找出解決之道。

  總之,跨部門溝通時一定要注意彼此位階的對等關(guān)系,以免造成不必要的誤會。

  跨部門沖突的溝通技巧9:善用幽默

  幽默可以做為溝通時的緩沖劑,也可視為一種防御機(jī)制。

  當(dāng)你必須呈現(xiàn)可能會觸犯到他人的事實(shí),或是要溝通棘手訊息時,以輕松或幽默的方式來傳達(dá),比較能保留對方的面子,也有助于正面的溝通。

  跨部門沖突的溝通技巧10 確保部門內(nèi)部溝通無礙

  當(dāng)你針對某件項目或議題,進(jìn)行完跨部門溝通后,務(wù)必要回到自己部門,向部屬清楚傳達(dá)最新進(jìn)度與訊息。

  很多時候,跨部門會議中所決定的事項,必須交由各部門的一線人員去執(zhí)行,因此,一定要確保所有信息傳達(dá)無誤,才不會讓好不容易達(dá)成的共識大打折扣。

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